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Sin importar cuál sea tu actividad como auxiliar de oficina, seguramente estás en contacto con muchos documentos. Sí, toda esa información escrita que sirve para un propósito y te ayudará a realizar tus actividades.

Es por eso que el manejo de documentos es muy importante en las empresas. Se debe evitar acumular grandes cantidades de documentos desorganizados, o simplemente juntarlos con tal de desocupar espacio.

Imagina que tienes que hacer una solicitud de compra, pero necesitas un documento que está revuelto entre otros documentos. No podrás encontrar el documento en poco tiempo y tardarás en hacer la solicitud. Para incrementar la productividad y lograr más resultados en menor tiempo, las empresas usan una herramienta que les permite organizar los documentos, llamada archivo.

Los archivos brindan seguridad y la capacidad de almacenar información ordenadamente. Además, el archivo en una empresa puede beneficiar en muchos aspectos, pero también tiene algunas desventajas si no se implementa de manera adecuada. Para que conozcas un poco más sobre este tema, considera la siguiente figura.

Es importante que sepas que hay diferentes tipos de archivos, cada categoría depende de la información que contenga y la frecuencia de uso de esa información. Por ejemplo, puede que sea información para un trámite o sólo información de evidencia; los documentos se pueden utilizar varias veces al año o tal vez cada tres años. Así, los archivos se pueden clasificar por su organización, por su uso y por su propósito.

Entonces, ¿porque utilizan el archivo las empresas? Lo utilizan por los beneficios que les ofrece, como los siguientes: • Evita guardar documentos repetidos. • Facilita guardar la información de forma fácil y rápida. • Permite guardar fuentes históricas. • Centraliza la información de la empresa.

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Organización Según su organización, los tipos de archivos son: centralizado y descentralizado, dependiendo de dónde se encuentra dentro de la empresa el archivo.

Uso Según el uso son: activo, semi-activo e inactivo, esto según la frecuencia de uso que se le dé a los documentos.

Propósito Con base en su propósito son: administrativo, central e histórico, dependiendo de las actividades que se realicen con los documentos que guardan.

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Jimena se da cuenta de que los documentos que se encuentran en el Archivo Administrativo están en desorden y sin nombre; por lo que le preguntó a una compañera cómo se podían clasificar los documentos que contiene el archivo. La compañera le comentó que era necesario clasificar los documentos y que lo podía hacer de diferentes maneras.

Como los documentos comprendían documentos de ventas de los departamentos de la tienda, Jimena decidió ordenar los documentos por asunto, como Abarrotes, Frutas y Verduras, Ropa y Calzado, Farmacia y otros. Al terminar de ordenar los documentos Jimena quiso también darle un nombre y un código al archivo, para lo cual consideró: • Nombre de archivo: puede ser palabras o claves relacionadas con el contenido, verificando que no esté repetido. o Jimena decidió poner VENTAS • Código: que puede ser diferentes números de identificación. o Jimena indicó 100 Con esos dos elementos se puede nombrar archivos para su fácil consulta y uso.

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Como ves, las empresas pueden clasificar sus archivos dependiendo de su organización, por su uso y por el propósito; pero sin importar el tipo de clasificación, los documentos en estos archivos estos se deben organizar y ordenar. Jimena trabaja como auxiliar de oficina en el corporativo de una tienda de supermercado. En esa oficina ella vio que los documentos se encontraban en un archivo según el propósito, es decir según las actividades que se realizan

Siempre que te corresponda la tarea de diseñar un archivo, intenta generar una guía de uso como la siguiente, para que no olvides qué significado tienen los códigos y los nombres de las carpetas que contienen documentos y conforman un archivo.

Instrucciones
1. Contesta con tus propias palabras las preguntas que se presentan. 2. Escribe tus respuestas en los espacios correspondientes. 3. Haz clic en Retroalimentación.

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