Centralizar y organizar, en carpetas y subcarpetas, trabajos personales para crear un portafolio digital accesible desde cualquier computadora o dispositivo móvil que cuente con acceso a Internet.

Remplazar el “auto-envío” de archivos como adjuntos, usando el correo electrónico personal.

Sustituir el uso de memorias USB en las que se almacenan y transportan archivos con información valiosa o archivos con los cuales se esté trabajando en el momento. Estas memorias ponen en riesgo la información, pues se pueden dañar o perder.

Remplazar parcial o totalmente, el uso de discos duros externos portátiles.

Mantener sincronizados ciertos archivos importantes. Varias aplicaciones de este tipo ofrecen esta funcionalidad que permite actualizar, de manera automática y en varios computadoras, los cambios que se realicen en un archivo. También son útiles para crear una carpeta a la cual tengan acceso varios computadoras y cuyos archivos siempre están sincronizados; por ejemplo, los de la sala de profesores o los de un aula de informática. Por último, la sincronización es la solución ideal para mantener versiones únicas de ciertos documentos de trabajo sin los riesgos que implica llevar dichas versiones, en el bolsillo o en un dispositivo de almacenamiento.

Permitir a otras personas descargar archivos mediante un enlace (URL). Esta aplicación es muy útil ya que los docentes por ejemplo pueden crear un repositorio personal de documentos y compartir con sus estudiantes enlaces a archivos específicos para que estos los descarguen. Adicionalmente, evita tener que enviar archivos como adjuntos en los correos electrónicos, pues basta con incluir dentro del texto del correo, los enlaces a los archivos que se desea compartir. Los estudiantes, por su parte,  pueden compartir con los profesores los enlaces de sus trabajos académicos.

Poder acceder desde dispositivos móviles a los archivos almacenados en estos sitios (celulares inteligentes, iPad, iPhone 3GS, etc.).

Tener una copia de respaldo (backup) en línea de documentos importantes. Tanto las computadoras portátiles como las computadoras de escritorio pueden ser objeto de robo o sus discos duros pueden dañarse.

Recuperar archivos borrados. Varios de estos sitios conservan un historial de cambios.

Liberar espacio en el disco duro de la computadora personal. Pueden almacenarse en línea los archivos que el usuario no se atreve a borrar por temor a que algún día los llegare a necesitar.