Auxiliar de oficina

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Consideración
El respeto a cada cliente, tomando en cuenta las necesidades que manifiesta.

Puntualidad
Es necesario que hagas llegar cada mensaje escrito de una manera pronta y oportuna a su destinatario.

Discreción
Ser reservado y prudente ante la necesidad de cada cliente, sin divulgar temas delicados entre compañeros o a otros clientes.

Tomar nota siempre
Como ahora sabes, "mejor es la más pálida de las tintas que la más brillante de las memorias", por lo cual nunca dejarás de tomar nota de los mensajes.

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Prepárate para una escucha activa, recuerda en cada llamada utilizar todos tus sentidos para comprender bien el mensaje o necesidad del cliente o emisor.

Trata de que tu mente esté abierta y despejada, no involucres tus sentimientos ni emociones con las necesidades del cliente. Si te sientes demasiado abrumado en un momento por una preocupación personal, solicita ayuda a tu supervisor.

Selecciona las ideas principales y esenciales del mensaje que estás escribiendo, para que quede claro y conciso.

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Principalmente evitar distracciones. Reconoce tus distracciones más frecuentes y aísla o evita los elementos que hacen que te distraigas, las distracciones pueden ser de forma interna o externa, por ejemplo:

Recuerda que la diferencia entre oír y escuchar está en la concentración, trata de hacer sentir al emisor en cada llamada que realmente le escuchas y expresa dicha acción en la redacción precisa de tu mensaje. Evita la pereza al escuchar, puede que el mensaje no resulte de tu interés, que sea técnico, aburrido o muy conocido, pero el cliente no tiene por qué sentirse mal atendido. Cuando algo no entiendas, pregunta, involúcrate, haz tu trabajo con excelencia.

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