Auxiliar de oficina

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El saber tomar recados telefónicos y transmitirlos adecuadamente, ya sea de forma oral o por escrito, es una habilidad que conviene desarrollar, porque es útil en la vida diaria y en el trabajo. ¿Te ha sucedido alguna vez que esperas con ansias una llamada importante y la persona que la recibe no toma ningún mensaje para ti, en tu ausencia? Desafortunadamente la respuesta en muchos casos es "sí, eso a mí me ha sucedido". Y tal vez la llamada era para un trabajo, un pago, una cita, o simplemente para comunicarte algo importante y la comunicación se cortó y no hubo ningún mensaje para ti.

Es muy importante que seas responsable de cada una de las llamadas que recibas como auxiliar de oficina. Evita que se pierda la comunicación. Dentro de un negocio, lo principal es la satisfacción de las necesidades del cliente y una llamada puede hacer la diferencia entre que un cliente se quede o se vaya con la competencia. El procedimiento para tomar mensajes telefónicos es algo que se te dará a conocer en este módulo, la idea es que sepas manejar las habilidades necesarias para hacerlo de forma muy profesional, por lo que recibirás consejos prácticos que puedes ir llevando y evaluando en tus actividades diarias. Al finalizar podrás redactar un mensaje telefónico, podrás identificar la prioridad de cada llamada y la manera de manejar la situación frente aquellos clientes que proporcionan muy poca información. Lo indispensable es siempre tener a la mano lápiz y papel, o equipo de cómputo, para poder tomar cada mensaje que llegue a la oficina en que laboras.

Conocer la forma en la que se toman los mensajes telefónicos de acuerdo a las normas de etiqueta en los negocios.

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