Un documento, además de tener texto, debe guardar una estructura y organización en su contenido para facilitar la comprensión del escrito.  Incluir gráficos para completar y embellecer el contenido del documento, sin duda es una pieza esencial.

En un procesador de texto:

• Las tablas, similares a una matriz, ayudan a darle estructura a la información.
• Cuadros de texto, herramienta que permite colocar texto en cualquier lugar dentro del documento y aplicar todas las características de formato como si fuera texto común.
• Las imágenes decoran y enriquecen la información del documento, es decir, le dan vida al contenido.

Las tablas, los cuadros de texto y las imágenes hacen de un trabajo sencillo un documento profesional, siempre y cuando se dominen los conocimientos y propiedades que las componen. A continuación se presenta la aplicación de estas herramientas:

Tablas. Las tablas están integradas por filas y columnas (matriz), y es la modalidad simplificada para el manejo de elementos de una lista. Las tabulaciones sirven para poner orden a una lista sencilla, pero cuando existen varias filas y columnas de información las tablas son más fáciles de utilizar que las tabulaciones, sobre todo cuando se agregan o eliminan elementos.

El procedimiento formal para agregar una tabla es el siguiente:

1. Colocar el cursor dentro del documento donde se desea insertar la tabla.
2. Seleccionar del menú TABLA (Table), la opción TABLA... (Table...) localizada en el submenú INSERTAR.
3. Modificar el número de filas y columnas en la caja de diálogo que aparece (ver figura).

4. Elegir el comportamiento de ajuste de la tabla:
1. Ancho de columna fijo (Fixed column width): Determina el ancho de las columnas que conformarán la tabla.
2. Autoajustar al contenido (AutoFit to contents): El ancho de las columnas se va ajustando de acuerdo al contenido de las mismas.
3. Autoajustar a la ventana (AutoFit To Window): El ancho de la tabla se modifica dependiendo del espacio de la pantalla o tamaño de la hoja.
5. Dar clic en el botón ACEPTAR (OK) para crear la tabla.

Otra forma más sencilla y directa de crear una tabla es seguir la siguiente secuencia:

1. Oprimir el botón Insertar Tabla ( ) localizado en la barra de herramientas estándar. Aparecerá una cuadrícula.
2. Colocar el cursor sobre la cuadrícula dentro del cuadro superior izquierdo. Cada cuadro dentro de esta cuadrícula representa una celda.
3. Seleccionar el primer cuadro y mantener presionado, desplazar el ratón hacia la derecha (definir número de columnas) y hacia abajo (indicar número de filas) que conformarán la tabla. La cuadrícula se expande automáticamente tan pronto el apuntador del ratón llega al borde de la misma.

4. Soltar el botón del ratón al llegar al tamaño de la tabla que desea insertar. Automáticamente, el procesador de texto insertará una tabla en el documento con el número de filas y columnas seleccionadas.

Una vez que esta creada la tabla, ahora la duda es ¿cómo modificar su tamaño?, es decir, eliminar o agregar filas y columnas.

El procedimiento para insertar filas y columnas es:

1. Colocar el cursor en la celda, dentro de la tabla, a partir de donde se va a insertar la(s) filas y la(s) columna(s).
2. Usar las opciones localizadas en el submenú INSERTAR (Insert):

• Columnas a la izquierda.
• Columnas a la derecha.
• Filas en la parte superior.
• Filas en la parte inferior.

Nota: para insertar más de una fila o columna, basta con seleccionar primero las filas o columnas en la tabla y desplegar el menú contextual con el botón derecho del ratón para seleccionar la opción insertar columna o insertar fila. La forma más sencilla de seleccionar filas o columnas es colocar el apuntador en el extremo de la tabla hasta que se convierta el apuntador en una fecha (  ), y luego dar clic.

Haga un clic aquí para ver una demostración de como insertar filas y columnas en una tabla.

El procedimiento para eliminar filas y columnas es similar al de insertar, la única diferencia es que en lugar de INSERTAR la instrucción es BORRAR. Haga un clic aquí para conocer como hacerlo.

El contenido de las celdas puede ser tan diverso como la información que se incluye en un documento, es decir, se puede incluir y aplicar formato como si fuera texto normal.

Cuadro de texto. Se le denomina así a un conjunto de texto que se agrupa en un espacio común que tiene la propiedad de colocarse en cualquier parte del documento, es similar a tener una etiqueta que se puede pegar donde se desee.

El procedimiento para agregar un cuadro de texto a un documento es:

1. Elegir la opción CUADRO DE TEXTO (Text Box) del menú INSERTAR (Insert).
2. Colocar el cursor (en forma de cruz “”) dentro del documento en donde desea insertar el cuadro de texto.
3. Deslizar el ratón, sin soltar el botón, hasta lograr el tamaño deseado del cuadro. El tamaño se puede modificar cuantas veces se requiera.
4. Soltar el botón del ratón al lograr el tamaño deseado.

Crear cuadros de texto dentro de un documento para descubrir los diferentes usos que le puede dar. La principal facilidad que proporciona es la libertad de ubicación de la información dentro de todo el documento.

Imágenes. Las imágenes o gráficos son objetos que se insertan en el documento para complementar visualmente la información. La mayoría de los procesadores de texto incluye una galería de imágenes prediseñadas disponible a los usuarios o bien se da la libertad de incluir cualquier dibujo, imagen o gráfico creado en una aplicación de dibujo.

Una de las ventajas de esta opción es que se puede usar las imágenes que se bajan de la red, o bien tomar las propias con una cámara digital y luego insertarlas para posteriormente imprimirlas con calidad de fotografía en una impresora a color. Sin duda esta es una excelente para iniciar a conformar un álbum digital de fotografías.

El procedimiento para insertar imágenes prediseñadas (Clip Art) se presenta a continuación:

1. Colocar el cursor dentro del documento en la posición en donde se va a agregar la imagen.
2. Elegir del menú INSERTAR (Insert), y dentro del submenú IMAGEN (Picture) la opción IMÁGENES PREDISEÑADAS (Clip Art).
3. Seleccionar la categoría de dibujos a la cual desea acceder.
4. Dar un clic sobre la imagen que se desea insertar en el documento.
5. Elegir la opción INSERTAR IMAGEN (Insert clip).
6. Cerrar la caja de diálogo para apreciar la imagen dentro del documento.

Los pasos a seguir para agregar gráficos de archivos creados en otra aplicación para dibujo son los siguientes:

1. Colocar el cursor dentro del documento a partir de la posición en donde se va a agregar la imagen.
2. Elegir del menú INSERTAR (Insert), y dentro del submenú IMAGEN (Picture) la opción DE ARCHIVO (From File).
3. Localizar el archivo que contiene la imagen.
4. Dar un clic sobre el archivo que desea insertar en el documento.
   Nota: Si no puede ver el archivo de las imágenes que desea insertar, revise el formato el tipo de documento e intente de nuevo. Observe la siguiente figura:

5. Dar clic en el botón INSERTAR (Insert) de la caja de diálogo.

El hecho de insertar un gráfico es muy sencillo, el reto y la habilidad son saber colocarla en el lugar deseado, de otra forma el aspecto profesional de la información no se logra.

Al dar clic con el botón derecho del ratón para desplegar el menú contextual, localizar la penúltima opción que dice: “Formato de imagen” y seleccionarlo.

Elegir la pestaña Diseño (Layout) que contiene las siguientes opciones:

1. En línea con el texto (In line with text). Ajusta la posición de la imagen con la base del renglón del texto. Observe el siguiente ejemplo, en color rojo se señala como la base de la imagen coincide con la base del texto.

   IMPORTANTE: Para terminar su sesión utilice siempre el botón de Salir  ubicado en la pantalla principal de cada módulo, o en la página de comunicación y consulta académica. Después podrá cerrar la ventana si así lo desea.

2. Cuadrado (Square). Dibuja un cuadro imaginario alrededor de la figura para así evitar que el texto se empalme a la misma. La figura se puede mover sobre el texto, pero siempre guardando el espacio del rectángulo especificado (en color rojo se resalta el contorno de dicho cuadro).

   IMPORTANTE: Para terminar su sesión utilice siempre el botón de Salir ubicado en la pantalla principal de cada módulo, o en la página de comunicación y consulta académica. Después podrá cerrar la ventana si así lo desea.

3. Estrecho (Tight). Reduce a lo mínimo el espacio que existe entre la imagen y el texto que se encuentra alrededor de la misma. El efecto de esta opción es similar al de cuadrado (en color rojo se aprecia el recuadro), sólo que la distancia entre el texto y el gráfico se reduce.

   IMPORTANTE: Para terminar su sesión utilice siempre el botón de Salir ubicado en la pantalla principal de cada módulo, o en la página de comunicación y consulta académica. Después podrá cerrar la ventana si así lo desea.

4. Detrás del texto (Behind text). El gráfico con esta característica desaparece del primer plano y se convierte en una imagen de fondo del texto. Observe como se vería:

   IMPORTANTE: Para terminar su sesión utilice siempre el botón de Salir  ubicado en la pantalla principal de cada módulo, o en la página de comunicación y consulta académica. Después podrá cerrar la ventana si así lo desea.

5. Delante del texto (In front of text). Al seleccionar esta opción la imagen se sobrepone al texto, es decir, es el mismo efecto que la opción detrás del texto, sólo que la imagen se coloca en primer plano y el texto se va al fondo. El resultado sería:

   IMPORTANTE: Para terminar su sesión utilice siempre el botón de Salir  ubicado en la pantalla principal de cada módulo, o en la página de comunicación y consulta académica. Después podrá cerrar la ventana si así lo desea.

Las opciones anteriores son de gran ayuda para el usuario de un procesador de texto, y se utilizan para cubrir diversas necesidades en el manejo de gráficos.

El caso de los cuadros de texto además de agregar color, bordes, tamaño, ligas a Web, … existe un espacio exclusivo para modificar aspectos propios de un texto como son los márgenes. Los espacios de los márgenes internos se modifican en la pestaña cuadro de texto (Text Box):

No hay que olvidar que los gráficos y los cuadros de texto son objetos, es decir, tienen características especiales modificables para cubrir las necesidades del usuario.

Con este tema la información básica y esencial de un procesador de texto esta cubierta, falta ahora comenzar a usar la aplicación para identificar las tareas en las cuales puede ser de utilidad dentro de su área de trabajo.

En el archivo de trabajo, que contiene la información del artículo que se va ir modificando durante este taller, realice los siguientes ajustes a fin de repasar lo aprendido:

• Tablas: Insertar una tabla para ajustar el contenido de “Las reglas de la inteligencia emocional” que se incluyen en el documento.
  
  
  • Columna: 1.
  • Filas: 6.

Un ejemplo de como debe quedar esta sección del documento se aprecia a continuación:

Nota: aplique todos los conocimientos adquiridos hasta el momento: bordes, viñetas, color del fondo, tamaño, tipo de fuente. Mejore la apariencia del documento.

• Cuadro de texto:
  
  
  
  • Crear un cuadro de texto.
  • Escribir o copiar la siguiente información: Aceptar las buenas ideas y estar en constante "entrenamiento" son algunos de los trucos que sugieren los especialistas. (Foto: COPESA) en el cuadro de texto.

Nota: No incluir borde y ajustar el tamaño del cuadro para que la información se aprecie mejor al diseño.

• Imágenes:
  
  
  • Bajar a la computadora la imagen localizada aquí.
  • Insertar la imagen anterior en el archivo de trabajo para que se aprecie así:

Nota: aplique los conocimientos adquiridos en el manejo de imágenes y cuadros de texto vistos en esta sección.

Guarde el documento y aprecie los cambios que se realizaron. Si lo desea puede cerrar el archivo antes de pasar al último tema del taller.

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