Tema1

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Los documentos, fuente de información de todas las empresas, no son para siempre, a lo largo del tiempo los documentos pueden sufrir cambios en su actualización y vigencia, por lo que no tendrán la misma importancia y el mismo uso de cara al futuro.

Cuando la importancia de los documentos va cambiando, se deben realizar acciones para que los documentos
no estorben. Imagina que se están acumulando en un archivo muchos documentos que en realidad ya no se utilizan. Una solución es que veas cuáles documentos ya no son importantes y se empaquen para guardarse en un archivo de muy bajo uso.

Carolina trabaja como auxiliar de oficina en una agencia de viajes, en el departamento d recursos humanos. A final de año, se les solicitó a todos los departamentos que verifiquen el archivo para determinar si todavía utilizan todos los documentos que se encuentran ahí. Para la agencia de viajes es importante que se aproveche el espacio de manera productiva; eso quiere decir que los departamentos tienen que hacer limpieza de los documentos que tienen actualmente guardados en el archivo, por lo que se les pidió a los departamentos que decidieran si los documentos se quedan en el mismo lugar, se mueven o se tiran.

Carolina, quiere saber cómo se puede determinar si los documentos aún sirven o dónde se deben colocar. Ella encontró algo relacionado con las edades de los documentos; según su utilidad, los documentos pueden tener cierta edad; la edad del documento corresponde al valor que tienen los documentos según el uso que se le da en ese momento.

Gracias al concepto de la edad del documento, Carolina y sus compañeras de recursos humanos pudieron decidir cuáles son los documentos que se mantienen en el archivo activo (primera edad), cuáles se van al archivo semi-activo (segunda edad) y los documentos que se van al archivo inactivo o muerto (tercera edad).

Así que la persona del departamento de contabilidad determinaron que si un documento todavía se utilizaba de cierta manera, éste se quedaba en el archivo vigente (ya sea el activo o semi-activo) y si el documento ya no se utilizaba, los cuales eran pocos casos, ese documento se irá al archivo muerto.

Carolina y sus compañeras comenzaron el proceso para determinar cuáles documentos se irían al archivo vigente y cuáles al archivo muerto. Mientras se encontraba haciendo esa actividad, Carolina decidió consultar por qué se llevan a cabo estas actividades con los documentos; por lo que se le explicó que en las empresas se deben hacer actividades de preservación, conservación, y restauración de los documentos que tienen en su archivo para poder aprovecharlos de la mejor manera.

Es posible que todas las empresas no cuenten con todas las actividades para mantener los archivos, pero sí es importante que se apliquen al menos una de ellas para que los documentos se puedan utilizar posteriormente.

Mientras Carolina y sus compañeras hacían la evaluación de los documentos, se dieron cuenta de que había varios que ya no se utilizaban; todas se preguntaron cómo se le puede llamar a esos documentos, los cuales se vuelven inactivos.

Los departamentos de la agencia de viajes determinaron cuáles documentos aún se utilizan y cuáles son inactivos. Esta actividad es muy importante, ya que determina cuándo la importancia de los documento termina y deben ser guardados en el archivo inactivo o muerto.

Esas dos actividades permiten que las empresas guarden en el archivo inactivo o muerto todos aquellos documentos que ya no utilizan. Es importante que sepas que el archivo inactivo o muerto es:

¿Qué es lo que tú harías en caso de tener muchos documentos en tu archivo?

Descripción
Este ejercicio permitirá repasar lo aprendido en este tema.

Instrucciones
1. Relaciona los conceptos de la izquierda con el dispositivo de la derecha.
2. Haz clic en Retroalimentación.

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