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La información que se maneja en las empresas es muy valiosa, tan valiosa que sin ella no se podrían realizar operaciones básicas. Es por eso que las empresas necesitan colocar los documentos en archivos para poder guardarla y utilizarla fácilmente.

Para poder archivar la información, es necesario que se clasifique, organice y almacenen los documentos con cierto orden y finalmente se colocan en cierto lugar específico. Archivarla no es suficiente para no perderla, pues en casos de inundaciones u otros desastres naturales, los archivos, por más ordenados que estén, no protegerán de una catástrofe a la información más valiosa de la empresa.

Consecuencias negativas La información es tan valiosa que si se llega a perder se pueden tener consecuencias negativas, por ejemplo que la empresa pueda:

Considerando las consecuencias negativas, las empresas deben tener medidas para poder proteger de una manera adecuada los documentos del archivo. A estas medidas se les llama conservación de documentos.

Dado que las empresas pueden sufrir si se llega a perder información y se deben conservar los documentos, es necesario respaldar los archivos más valiosos.

Si respaldar es proteger y organizar algo, ¿cómo se puede aplicar este concepto a los archivos y documentos más valiosos de la empresa? La definición te indica que se tiene que hacer algo para poder proteger los archivos.

En la oficina en la que acaba de comenzar a trabajar Fernando, como auxiliar de oficina, ocurrió un accidente. Una chispa que se generó en una de las conexiones de luz provocó un incendio en uno de los espacios donde se mantenía el archivo central. Se perdió toda la información contenida en ese archivo.

Ya que Fernando les explicó lo que es respaldar archivos o tener un respaldo de archivos, la empresa decidió hacer algo al respecto, para no perder de nuevo la información. Después del accidente, la empresa tuvo problemas con sus proveedores y tuvo que generar de nuevo los documentos que se encontraban en el archivo. Antes de hacer un respaldo de archivos, Fernando les explicó que un hay varios requisitos para un buen respaldo de archivos. Revisa los requisitos y toma nota de ellos, para que los apliques en tu contexto.

Si se cumplen estos requisitos, el respaldo de archivos que se genere será de gran utilidad para las empresas. La combinación de los requisitos permite que la información se guarde de manera segura y sea fácil de volver a utilizar.

Los empleados de la oficina le preguntaron a Fernando sobre los beneficios de tener un respaldo del archivo. Él les comentó que son muchos beneficios, dentro de los cuales, lo más importantes son los siguientes:

Los archivos son muy importantes para la empresa, pero más importante es tener un respaldo de ellos. • Los archivos pueden sufrir daños y si se pierde la información, esta situación puede provocar daños irreversibles para la empresa. • Muchas consecuencias negativas de perder archivos se pueden evitar si se hace un respaldo de los archivos que se tienen en la empresa.

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