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Para las empresas, es muy importante tener sus documentos en un archivo, ya que ahí se concentra toda la información importante. Sin embargo, tú ya sabes que no sólo se acumulan o almacenan sino es todo un proceso para ordenar los documentos.
Es tan importante mantener los archivos, que se deben hacer sistemas que indiquen cómo se administran los archivos. Pero, ¿qué es un sistema?

Sistema manual de archivo El sistema manual de archivo se refiere a establecer el orden de los documentos físicos, es decir en papel.

Para establecer el sistema manual de archivo en una empresa se necesitan diversos elementos como:
• Muebles: gabinetes, estantes, cajoneras.
• Papelería: carpetas, separadores, etiquetas, marcadores o plumas. En este tipo de sistema de archivo se debe rotular cada carpeta, es decir identificar cada carpeta con palabras o clave y palabras.
Algunas recomendaciones para el sistema manual de archivo son las siguientes: • Los documentos no deben exceder el espacio de las carpetas o expedientes.
• Procura no engrapar o separar con clips para que se manejen las hojas fácilmente
• Rotular o nombrar adecuadamente las gavetas o cajones, carpetas y demás, para su fácil localización y consulta.

Sistema electrónico de archivo
En el sistema electrónico de archivo, su principal características es que los documentos se manejan en la computadora.

Para poder manejar los documentos mediante un sistema electrónico de archivo es necesario contar con los siguientes elementos:
• Computadora: puede ser de escritorio o portátil.
• Sistema operativo: es el conjunto de programas para poder realizar actividades.
• Programas de aplicación: son los programas que permiten crear documentos en la computadora, son los siguientes: o Procesadores de palabras. o Hojas de cálculos o Presentaciones. o Documentos de base de datos.
• Medios electrónicos de almacenamiento: Son dispositivos para guardar los documentos. o USB: memoria externa a la computadora de tamaño pequeño. o Disco duro: dispositivo en forma de disco para almacenar información dentro de la computadora o Discos compactos o CD: son los discos que pueden guardar información. En algunos se puede borrar y volver a guardar información.
Los documentos que se creen en la computadora también se deben depositar en una carpeta y dentro de ella ordenar para poder ser consultados fácilmente, recuerda que los documentos se pueden ordenar de la siguiente manera:

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Existen dos tipos de sistemas para manejar los archivos. El sistema manual de archivo y el sistema electrónico de archivo; ambos con la cualidad de que ayudan a las empresas a tener un mejor manejo de los documentos. Las empresas pueden utilizar un sistema u otro, o la combinación de ambos.

¿Qué tipo de sistema de archivo crees que es mejor utilizar, manual, electrónico o una combinación ambos?

Las empresas pueden elegir entre cómo manejar el archivo que contiene la información útil. • Si se prefiere consultar en documentos de papel, está en sistema manual de archivo. • Si se prefiere tener los documentos en la computadora está el sistema electrónico de archivo. Incluso, las empresas pueden manejar su archivo combinando el papel y las computadoras.

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