Tema2

1

2

3

4

5

Ya conoces el archivo, pero ahora ¿sabes cómo puedes archivar documentos? Los documentos no sólo se colocan en grupos en un lugar en específico, existe un proceso para que tú puedas archivar documentos.

Paso 1. Inspeccionar
En este paso se debe verificar que el documento está listo para guardarse en el archivo. Hay requisitos que se tienen que incluir en los documentos antes de ser archivados, como: • Fecha de recibido
• Firma de la persona que recibe
• Sello de recibido. Algunos de los requisitos varían según las empresas. Jimena, al revisar los documentos, se da cuenta que falta una firma del gerente de ventas para poder archivar ese documento.

Paso 2. Clasificar
Para clasificar un documento cuando vas a archivar es necesario que identifiques bajo qué criterio se va a ordenar. Recuerda que los documentos se pueden ordenar según: • Alfabeto, si contiene nombres.
• Números, si contiene folios o series, o se asigna algún número.
• Lugar, si contiene localidades, ciudades o países.
• Fechas o cronológico, si contiene día, mes y año.
• Tema, si contiene asuntos o departamentos. También es necesario que identifiques el tipo de archivo:
• Centralizado y descentralizado.
• Activo, semi-activo o inactivo.
• Administrativo, central e histórico.
Una vez listo el documento para ser archivado, Jimena clasificó ese documento según su clave y su nombre. Como se trata de un reporte que aún se sigue consultando, ella decidió colocarlo en el archivo activo.

Paso 3. Marcar
En este paso se debe colocar el documento en una carpeta e indicar el orden que se le dará, es decir si es por nombres de personas o empresas, si es por número, por fecha, lugar o tema. La manera que se puede marcar una carpeta es con:
• Etiquetas
• Escrito con marcador o pluma
• Guía

En la carpeta de los reportes que Jimena está archivando, ella colocó una etiqueta con la clave y nombre de la carpeta, 120 REPORTES, el tipo de orden que sigue y el tipo de archivo y ahí dentro colocó el documento llamado Reporte Ventas 2014-Feb-14, para que sea fácil buscarlo o consultarlo.

Paso 4. Distribuir
Si se tienen diversos documentos con diferente orden, se deben separar en grupos similares. Los grupos se conforman por tipo de documento (consulta, reporte, recibo, factura, solicitudes, órdenes de compra, etc.). Como en este caso Jimena solo tenía reportes de ventas, no fue necesario abrir otra carpeta. Si ella hubiera tenido documentos como recibos o solicitudes, estos deberían de ser distribuidos a sus carpetas correspondientes.

Paso 5. Guardar o archivar
En este paso se debe colocar las carpetas de documentos en el lugar indicado. Los muebles para archivar documentos pueden ser:
• Gabinetes de archivo
• Archivero individual
• Archivero vertical
• Archivero lateral
• Archivero horizontal
Una vez que Jimena preparó los documentos para ser archivados, los puso en un archivero lateral. Este archivo, muy parecido a un librero, facilita la consulta de los documentos en las oficinas de la tienda.

x

Los pasos para archivar documentos son acciones que te indican de qué manera se debe guardar un documento para su posterior búsqueda y uso. Sin esos pasos, probablemente los documentos se acumularían sin sentido y las actividades de búsqueda serían difíciles de realizar.
Los cinco pasos para archivar documentos son los siguientes.

Haz clic en Regresar para volver al inicio.

Es importante que sepas que los archivos tienen vigencia, es decir tienen un tiempo de vida para ser utilizados en la empresa. La vigencia de un archivo es la cualidad por la que siguen siendo válidos los documentos en la empresa.

Es necesario que conozcas los pasos para archivar documentos, para que de esta manera continúes con el archivo que se tiene en la empresa que trabajas. Los cinco pasos que conoces ahora te podrán ayudar a tener más claro cómo archivar documentos.

Instrucciones
1. Relaciona la descripción con los pasos para archivar. 2. Haz clic en Retroalimentación.

Haz clic en Regresar para volver al inicio.

<

>