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Para realizar cualquier actividad, es necesario el uso de información. Imagina, si no existiera la información en el trabajo, no podrías realizar la mayoría de tus actividades como auxiliar de oficina. Es tan importante la información para las empresas, que es por eso que debe guardarse correctamente para poder usarla en otras ocasiones. La información de las empresas se mantiene en forma de documentos, es así como se conserva todo tipo de datos relevantes. Es importante que sepas qué un documento.

La importancia que tiene guardar los documentos es para respaldar que existe tal información y no sólo dejarla a la memoria. Por ejemplo, si recibieras una carta informando sobre una invitación a un evento e inmediatamente la tiras, ¿qué crees de pasaría? Probablemente olvidarías algunos detalles. Es por eso que es esencial guardar bien los documentos, para poder buscarlos fácilmente y consultar la información en ellos. Entonces…

Gustavo trabaja en una escuela como auxiliar de oficina para el departamento de administración. Después de unos meses de haber trabajado en la escuela, él ya sabe realizar la mayoría de las tareas que se le asignan; en una ocasión, se le pidió revisar las calificaciones de ciertas materias del expediente de un alumno, pero para poder hacer esto, primero debió buscar dicho expediente. A Gustavo le gusta preguntar sobre las actividades que él va a realizar. Así que antes de buscar el documento directamente, él se puso a investigar sobre cómo guarda la información la escuela, para encontrar los expedientes con mayor facilidad. El jefe de administración le explicó a Gustavo que en la escuela, y todas las empresas existen sistemas de información.

Cada elemento que tú observas es indispensable para que un sistema de información funcione correctamente. a) Personal: las personas generan la información y utilizan información existente, por ejemplo: documentos como reportes, solicitudes y más.
b) Datos o información: son los recursos escritos, o en audio o video, que contienen información útil.
c) Actividades: son las acciones que se realizan con la información como trámites, presentaciones e investigaciones.
d) Recursos de informática: los medios como computadoras, copiadoras, correo electrónico y programas por los cuales se crea, presenta, comparte o guarda la información.

Por ejemplo, las personas que trabajan en la escuela pueden producir información como las boletas de calificaciones de los alumnos, las cuales siguen el siguiente proceso:

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Existen también otras maneras en que las empresas manejan los documentos. Ya conoces los sistemas de información, sus elementos y su funcionamiento de manera general. De igual forma, existe el control de documentos en una empresa.

De esta manera, los documentos se pueden guardar en orden, pero también se pueden buscar y consultar de la manera más rápida y fácil. El control de documentos se utiliza en las empresas para poder certificar que trabajan con calidad. Así que si la empresa en la que trabajas o vas a trabajar tiene una certificación de calidad, significa que hay un procedimiento para manejar los documentos. Antes de que te dispongas a buscar algún documento de tu empresa para realizar alguna actividad, primero consulta si hay un sistema de información que te ayuda a buscar el documento. O bien, investiga si hay alguien en el área de control de documentos que te explique cómo debes buscar la información que necesitas.

Descripción
En la siguiente actividad relaciona los actores involucrados en un mensaje telefónico con la descripción que le corresponde correctamente.

Instrucciones
1. Relaciona ambas columnas con la respuesta correcta. 2. Haz clic en Retroalimentación.

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