Tema1

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Todas las personas tienen en sus casas papeles importantes. Tú puedes tener diferentes tipos de papeles, por ejemplo aquéllos de la escuela, trabajo, casa, recibos y más. Normalmente, tú decides qué papeles guardar, en dónde y cómo guardarlos, para que cuando los necesites no tengas problemas en encontrarlos. Así mismo, en el trabajo, también hay papeles importantes que se deben guardar y ordenar.

Es normal que te preguntes ¿para qué guardar documentos? Los documentos en una empresa o para las personas, son importantes y vitales, ya que en ellos se encuentra información necesaria para realizar actividades diarias; es decir, si no se guardaran los documentos, muchas operaciones de una empresa o trámites personales no se podrían realizar.

Conoce a continuación el caso de Sofía, ella trabaja en una oficina de bienes raíces, como auxiliar de oficina. Ella tiene muchas actividades por realizar. Sofía tenía que guardar algunos contratos de proveedores del trabajo. No teniendo claro para qué se guardaban esa clase de documentos, preguntó y su jefe le mencionó que los documentos importantes, como esos contratos, entre otros, se guardan para: • Conformar la información histórica de la empresa
• Tomar decisiones • Planear acciones a futuro
• Respaldo o evidencia • Cuestiones fiscales, es decir de impuestos
• Cumplir con requisitos de la ley (mercantil, de construcción, de salubridad, etc.)

Después de esta explicación, Sofía se dio cuenta de que había distintas categorías de documentos en la oficina; a algunos de los documentos les llaman vitales y a otros útiles; ella le preguntó a su jefe cuáles eran las maneras en que se pueden categorizar los documentos, y él le respondió lo siguiente.

Ejemplos de los documentos vitales
• Actas constitutivas
• Títulos
• Contratos
• Planos de construcción

Ejemplos de documentos importantes
• Facturas
• Cuentas por cobrar, balances y estados de resultados
• Inventarios

Ejemplos de los documentos útiles
• Alguna correspondencia
• Estados de cuenta de bancos
• Memorandos
• Recibos de luz, agua o gas

Ejemplos de los documentos no importantes o no esenciales
• Publicidad y volantes
• Correspondencia comercial masiva
• Publicaciones locales caducas

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Es muy importante que en las empresas se manejen de manera correcta los documentos. Las empresas no pueden tener los documentos solamente acumulados y sin un orden; para que las empresas tengan buen manejo de documentos, es necesaria la administración de documentos.

Un ejemplo de la importancia de estar al pendiente de la información que recibimos En una ocasión, Sofía recibió una carta y la dejó en su escritorio, mientras realizaba otras actividades. Ella no sabía que la carta contenía información necesaria para que el contador de la oficina realizara un trámite; después de unas horas, una compañera pasó y vio que estaba la carta en el escritorio de Sofía, y le comentó a Sofía que debía entregar esa carta al contador. Sofía fue inmediatamente a entregarla a quien correspondía, para que se pudiera hacer uso de la información. El ejemplo anterior muestra que los documentos no sólo se reciben o se realizan, sino que hay más actividades que se tienen que llevar a cabo.

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Los documentos no son solamente información escrita que puede utilizarse para diferentes propósitos, pueden ser también videos o audios importantes. En el momento en que tú reúnes documentos sobre un mismo tema o asunto en una carpeta o legajo, tú estás construyendo un expediente.

Ahora, imagina que trabajas en un lugar donde todos los documentos, ya sean vitales, importantes y demás, están revueltos y en desorden. Si alguien llegara a pedirte alguno de esos documentos, no sabrías por dónde empezar a buscarlos, ¿cierto? Por eso es necesario ordenar los documentos que se manejan en un lugar de trabajo.

¿Qué significa ordenar algo? Ordenar es poner cosas según un criterio que tú determines. Por ejemplo, tú puedes tener varios recibos de servicios de la oficina: luz, agua y gas de diferentes meses, todos revueltos. Pero tú quieres encontrar fácilmente el recibo del servicio de agua de hace dos meses; primero, debes ordenar los recibos que tienes, puede ser por tipo de servicio o por fecha, para después encontrarlos de manera fácil.

Cada vez que te encuentres con documentos en desorden y mezclados, y desees ponerlos en orden, puedes realizar los siguientes pasos:

Después de que hayas puesto en orden tus documentos y dentro de una carpeta, puede colocarlos en porta carpetas e identificar las separaciones de la siguiente manera:

¿Por qué crees que es importante ordenar documentos? Cada vez que tú observes documentos, ya sabes que son importantes para realizar actividades en la empresa en la que trabajas; pero es más importante que se identifiquen qué tipo de documentos son, ya sea útiles, importantes y más, y que se encuentren ordenados para su fácil consulta.

Instrucciones
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