Auxiliar de oficina

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1. Tú puedes ayudar a que la información clasificada que se traslada mediante mensajería especializada, no caiga en manos equivocadas. Ejemplo: llega un mensajero con un escrito de "Conciliación y Arbitraje" o del Ministerio del Trabajo mientras tú estás en la recepción. El mensajero te pide que firmes de recibido. ¿Tú qué haces? Opción A: llamas al representante legal del negocio para que él, con conocimiento de causa, firme dicho documento. Si el representante legal no está presente, pides al mensajero que espere sentado en la recepción. NO firmes nada ni recibas nada. Opción B: como es un documento que puede contener una demanda laboral, llama al representante de recursos humanos para que reciba el documento. Mientras llega la persona a recibir u firmar de recibido, pide al mensajero que tome asiento, no hables con él y no des información. En cualquier caso que lleguen a entregar un documento jurídico, oficial o legal, recuerda que tú no puedes hacerte responsable de recibir ningún documento de esta naturaleza. Si lo recibes es como si lo aceptaras y no sabes qué consecuencias puede haber. Para asegurarte de qué se trata el documento, pregunta al mensajero, con papel y lápiz en mano: ¿Me puede indicar de dónde viene? ¿A quién desea ver? ¿Cuál es el asunto? Y ante cualquiera de las siguientes respuestas, levanta la mano y pide ayuda a tu jefe inmediato:  No le puedo decir
 Es privado
 Sólo llame al Sr. XXX Las respuestas evasivas no son una buena señal. Un mensajero de asuntos clasificados es educado y asertivo y debe darte la información mínima indispensable para que hagas tu trabajo.

2. Tú puedes asegurar que la información confidencial y restringida que llega por correo no caiga en manos no aptas. Ejemplo: llega un correo certificado de parte del director de recursos humanos de la planta del sureste, dirigido al director general del negocio y tú recibes este correo. ¿Qué haces con él? Opción A: firmas de recibido y le entregas el sobre el director general. Opción B: si el director general no está, dejas el sobre con su asistente y le solicitas un correo de confirmación de entregado. El solicitar un correo de confirmación de entrega, es una buena práctica que te facilitará tener evidencia del cuidado que tienes en cuestiones de seguridad. Un sobre certificado es una solicitud de confidencialidad. Es decir, el sobre contiene información confidencial o restringida y tú, como auxiliar de oficina, debes respetar eso y cuidarlo con esmero, para que la información no caiga en manos no aptas. Imagínate que el sobre que envió el director de recursos humanos de la planta del sureste contiene diplomas que requieren la firma del director general y dichos diplomas son un reconocimiento al desempeño de empleados exitosos y talentosos. Si el sobre cayera en manos equivocadas, la información contenida sería del dominio público... y menos mal que es información positiva, al final sería agradable recibirla de todos modos, aunque por una vía errónea. Imagínate que el sobre contiene otro tipo de información, como despidos. Si cae en manos erróneas e indiscretas, sería un golpe muy duro a los procesos de desincorporación de empleados que aún no saben que van a salir de la empresa. ¿Cómo te sentirías tú si alguien que no fuera tu jefe te diera una mala noticia sobre tu trabajo? Así pues, identifica los sobres certificados. Los sobres no certificados también pueden ser confidenciales. Basta con que tengas claridad de quién envía el sobre a quién y con eso te podrás dar cuenta de lo delicada que puede ser la información ahí contenida. De cualquier forma, recuerda que a menos que sea información comercial y propaganda, no te está permitido abrir ninguna correspondencia que llega a tus manos.

Ejemplo: un mensajero te entrega un sobre con una tarjeta de crédito o débito para un empleado de la organización, ¿cuál sería tu responsabilidad? Opción A: llamas al empleado para que él personalmente reciba su tarjeta y a partir de ahí se haga responsable de su uso. Opción B: firmas de recibido en ausencia del empleado y guardas el sobre en un lugar bajo llave hasta que veas al empleado. Piensa en otros paquetes entregados por mensajero. Las normas de seguridad de revisión de paquetes marcan que debes tener cautela y de preferencia NO recibir paquetes que tengan: Más vale ser precavido con los paquetes y aislarlos en caso de duda, hay veces que los mensajeros de paquetes sospechosos no te dan la oportunidad de rechazar la entrega, pues cumplen con el propósito de intimidar al destinatario. Cuando tengas dudas sobre un paquete, acércate a tu jefe directo o al área de seguridad de la empresa.

Ejemplo: te das cuenta de que un empleado recibe periódicamente sus estados de cuenta, entre otra correspondencia, pero deja esos estados de cuenta en el bote de basura de la recepción, sin abrirlos. ¿Crees que existe un riesgo para la confidencialidad de la información de esa persona? Opción A: si la basura de recepción se tritura y nadie mira esos sobres de estados de cuenta, puede ser que no haya necesidad de hacer nada al respecto. Opción B: si crees que hay riesgo de que alguien tome esos sobres del bote de basura, es mejor que notifiques al empleado que los ha dejado ahí para que pase a retirarlos. Actualmente los bancos e instituciones crediticias mandan los estados de cuenta vía correo electrónico. No hace falta recibir los estados de cuenta en papel. Puedes orientar al empleado para que solicite sus estados de cuenta vía electrónica con el argumento de que es mejor no gastar papel, ser ecológicos y cuidar los datos personales. En un estado de cuenta vienen muchos datos con los cuales una persona mal intencionada puede intentar suplantar la identidad del titular y robar sus ahorros. También deberá cuidarse que cualquier correspondencia a nombre de una persona del negocio sea custodiada bajo llave hasta ser entregada.

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Descripción
La siguiente actividad te permitirá identificar paquetes sospechosos.

Instrucciones
1. Lee con atención el enunciado que se presenta.
2. Elige la respuesta correcta
3. Haz clic en Revisar para obtener una retroalimentación.

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