Auxiliar de oficina

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Cuando tienes entre tus manos un paquete o sobre del cual sabes que es urgente y no está el destinatario, prueba algunas de las siguientes estrategias: a) Entrega el paquete a la asistente administrativa del destinatario, con acuse de recibido. b) Escribe un correo electrónico al destinatario preguntando qué desea que se haga con su mensajería y correspondencia urgentes. c) Si el destinatario ya no es parte del negocio, intenta conseguir su correo electrónico personal en Recursos Humanos (RRHH) para que le escribas y le digas que hay un envío a su nombre. d) En cualquier caso, guarda con llave el envío hasta que sepas qué hacer.

Cuando tienes mensajería y correspondencia para varios destinatarios, es importante que elijas al destinatario de mayor rango y le preguntes a quién deberás entregar el envío. Si no sabes quién es el destinatario de mayor rango, pregunta a la asistente administrativa de alguna de las direcciones del negocio.

Si el destinatario ya sabía que le iba a llegar un envío a detalle garantizado, seguramente te dejó una carta con su identificación y firma para solicitar que tú o alguna otra persona reciban el envío. Si no es así, intenta lo siguiente: a) Mientras ofreces al portador del envío un asiento para que no se desespere, busca a la asistente del destinatario para que ella se comunique con él y te digan qué hacer. b) Intenta hablar con alguien del equipo del destinatario, algún gerente o jefe, para que vayan revisando la mercancía a detalle mientras se localiza al destinatario y se firma el acuse de recibido por alguien autorizado. c) Si el portador del envío no te permite recibir la mercancía, pídele que vuelva otro día. Mientras vuelve, revisa con el destinatario qué hacer.

Cuando un ejecutivo está muy ocupado, generalmente no recibe personalmente sus envíos, por lo cual deberás dejarlos en manos de su asistente. Si no tiene asistente, tú deberás guardar estos envíos bajo llave hasta que el ejecutivo pueda recibirlos. Si no se trata de un ejecutivo, puedes solicitar a la persona ausente, mediante un correo o una nota escrita, que se presente a recepción para recoger su envío.

Aunque el servicio ocurre tiene un margen de tiempo para acudir por el envío, si el destinatario no regresa en breve de su viaje, puede ser que el envío se regrese al origen. En estos casos, intenta lo siguiente: a) Cuando sepas que ciertos ejecutivos o personal del negocio recibe estos envíos ocurre con frecuencia, solicita una carta poder para enviar a un mensajero a recogerlos. Con esto podrás brindar un buen servicio al negocio y a tus clientes internos. b) Si no es una situación periódica, entonces sólo busca al destinatario y pregunta qué desea que se haga: pedir una prórroga al servicio de mensajería, dejar que regrese al origen o solicitar a alguien más, con carta poder del destinatario, que acuda a recibir el envío.

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A continuación se analizarán sólo algunas de las variaciones más comunes que el contexto puede presentar para entregar mensajería y correspondencia.

Instrucciones
1. Relaciona cada situación que se presenta con la variación contextual que le corresponde.
2. Haz clic en Revisar para conocer las respuestas correctas.

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