Auxiliar de oficina

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Al momento de recibir la mensajería/correspondencia es posible que se tenga que: 1. Mostrar una identificación oficial. 2. Firmar de recibido en los casos en que se trate de un servicio de entrega garantizada. 3. Registra el artículo. Si no es un documento jurídico, tú, como auxiliar de oficina, puedes llevar a cabo esta identificación y firma sin problema, aunque se te recomienda que primero lo hables con tu jefe.

El artículo se registra en recepción conforme a las normas internas de cada negocio, en un formato que verás más adelante. Se entiende por registro el anotar la llegada de mensajería o correspondencia al negocio, para recibir formalmente y dejar un histórico de información que corresponde al interés del negocio o empresa. En el registro de la mensajería o correspondencia no existe una regla o estándar de oro sobre la manera de hacerlo, cada negocio o empresa establece la que más le acomode, sin embargo, lo más recomendable a realizar es:
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Laura es asistente administrativa de un negocio de estampados de playeras. Ella se da a la tarea de recibir la mensajería y correspondencia y el esquema/proceso que sigue es: 1. Recibe el artículo que trae consigo el portador. 2. Antes de que se retire el portador, comprueba que el artículo no esté roto o maltratado, sin abrirlo. Si hay maltrato extremo, no lo recibe, llama a tu supervisor. 3. Registra el artículo en el libro o documento electrónico de registro de entradas. 4. Clasifica el artículo según el destinatario y asunto: - Cartas cerradas dirigidas a una persona en particular
- Facturas
- Comunicación bancaria (avisos, estados de cuenta, etc.)
- Circulares y anuncios publicitarios
- Material impreso (periódicos, revistas, catálogos)
- Paquetes
- Otros 5. Entregar la correspondencia a los destinatarios. Laura tiene al final de un día normal el siguiente registro de artículos de mensajería y correspondencia:

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Antes de que se retire el portador, se comprueba que el artículo no esté roto o maltratado, sin abrirlo. Si hay maltrato extremo, no lo recibas, llama a tu supervisor.

Se agrupan los artículos recibidos por ejemplo: • Correspondencia urgente
• Documentación personal o confidencial
• Correo ordinario

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Instrucciones
1. Lee cada una de las diversas situaciones que se presentan a continuación. 2. Arrastra el servicio de correspondencia que debe ser utilizado para cada una de las situaciones. 3. Al finalizar haz clic en el botón Revisar.

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