Auxiliar de oficina

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Si la visita es un ejecutivo de viaje en la ciudad, es posible que te solicite apoyo de transporte al aeropuerto o a algún sitio de la ciudad. En este caso, es necesario que cuentes con una lista de sitios de taxis ejecutivos seguros, que vayan al aeropuerto o a otros lugares de la ciudad. Asegúrate de que el taxi te notifique su llegada a la oficina, para que el ejecutivo pueda esperar adentro de la oficina, en algún sitio de la recepción en el cual haya sillas o sillones. También existe la posibilidad de que te soliciten ayuda para reservar un vuelo. En este caso sería muy útil que tuvieras una lista de las líneas aéreas más comunes en tu localidad, para que puedas hacer una reservación vía telefónica o bien, comunicar al visitante para que haga algún cambio en una reservación vigente. Para solicitar un taxi ejecutivo seguro, sigue los siguientes pasos:

1. Llama al teléfono de la compañía de taxis.
2. Solicita una unidad para el aeropuerto o para la ciudad, según sea el caso.
3. Da tus datos de ubicación y el nombre de la visita que tomará el taxi.
4. Solicita el número de la unidad que vendrá por la visita, la tarifa aproximada y el tiempo que tardará en llegar.
5. Solicita que te notifiquen en la recepción cuando la unidad haya llegado.

Si por alguna razón la visita necesita ayuda para una noche de alojamiento, será necesario que tengas a la mano una lista de hoteles, sus tarifas y ubicaciones. Muy probablemente, la visita que necesita hospedaje te solicite ayuda para hacer una reservación. En este caso, deberás llamar al hotel que la visita haya elegido y solicitar una reservación con el nombre de la visita de negocios. Para solicitar una reservación en un hotel, sigue los siguientes pasos:

1. Llama al hotel que haya elegido la visita.
2. Solicita una habitación para esa noche a nombre de la visita.
3. Si te solicitan datos de pago, pregunta a la visita cómo será su pago. Si te solicitan confirmar la reservación mediante una tarjeta de crédito, pide esa información a la visita que se despide.
4. Anota el número de reservación y entrégalo a la visita.

Si la visita de negocios te solicita ayuda para encontrar un lugar cercano para comer algo, tener una lista de los restaurantes más populares será de utilidad para atender apropiadamente a tu visita de negocios. Pregunta qué tipo de comida busca y dale la información que tengas a la mano. Tal vez te solicite hacer una reservación, la cual podrás realizar en forma telefónica Si te solicitan datos sobre un restaurante para el cual se requiere una reservación, sigue los mismos pasos que en el apartado de hospedaje y entrega a la visita el número de reservación correspondiente.

Cuando la visita se retira, a veces acude a la recepción para preguntar cómo tomar alguna avenida, cómo llegar a cierta calle o cómo regresarse si es que vino manejando. En estos casos, tener un mapa de la ciudad o consultar "Google maps" en internet son estrategias de ayuda importantes. Tal vez la visita sólo necesita un poco de ayuda y tú se la puedas brindar con tu conocimiento de la zona. A veces, las personas te preguntarán sobre bancos, oficinas de trámites u otros lugares. Seguramente con tu experiencia podrás ayudar a la mayoría de las visitas que se despiden.

Cuando no conozcas la ubicación a la cual desea ir la visita y no tengas un mapa de tu localidad, una buena opción es "Google maps". Para buscar una dirección en esta herramienta, necesitas tener internet. Ya en internet, busca Google maps. Dentro de la aplicación escribe: 1. Lugar de origen, que es la oficina en la que se encuentra la visita. 2. Lugar de destino, al cual va la visita. 3. En la sección cómo llegar elige una ruta y muéstrala a la visita (o imprímela si no tiene un medio electrónico para consultarla). Normalmente Google maps muestra el origen con una A y el destino con una B:

Si tú manejas las agendas ejecutivas desde recepción, serás la persona ideal para programar otra visita a la persona que se está despidiendo. En este caso, es importante que tomes todos sus datos, tomes nota de la solicitud de la fecha y hora que hace la visita que se despide y le confirmes su próxima cita en cuanto hayas hablado con el ejecutivo anfitrión. Las visitas a veces son muy creativas. Es posible que te pregunten qué hay en el cine, dónde hay una plaza comercial, a dónde pueden ir a pasear, etc. Es muy importante que tengas a la mano la información básica de transportación, hospedaje, alimentación y ubicación de otros establecimientos. Lo demás realmente es un "plus" de tu parte para la visita que se marcha.

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Despedir a una visita consiste en un conjunto de pasos, llamados protocolo de despedida, mediante los cuales proporcionas información, apoyo, orientación u otros servicios requeridos por la persona que se despide. Muchas veces la despedida es tan sencilla que únicamente intercambias un saludo de despedida muy cordial y devuelves la identificación que te dejó la visita en su registro. La persona que se despide puede decirte hasta luego únicamente o puede solicitarte apoyo en uno o varios de los siguientes aspectos:

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Muchas visitas de negocios coinciden con eventos como congresos o ferias y exposiciones en tu ciudad. En estos casos, si te preguntan y no sabes, intenta hacer una búsqueda rápida en internet o pregunta a algún colega antes de negarte a dar información a la visita que ha acudido a ti. Si no te es posible ayudar con esta información al visitante de negocios que acudió a ti, transmítele una disculpa amable por no poder apoyarle.

A veces las visitas se acercan a recepción a preguntar por el clima. ¿Sabe usted si lloverá esta tarde? Como si tú supieras todo lo que hay que saber de la ciudad. Brindar este tipo de información es un "plus" de tu parte. Si puedes, da la información que te solicitan. Si no te es posible, discúlpate amablemente. También te pueden solicitar información sobre números telefónicos de otras organizaciones. Ofrece un directorio telefónico a la visita, si lo tienes a la mano. Si no, intenta conseguir la información en internet o mediante el número de teléfono de información de tu localidad.

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