Auxiliar de oficina

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La fórmula para saludar en persona a un cliente o visita de negocios es buenos días o buenas tardes. Ni más ni menos. Si estás de pie, saluda con un apretón de manos. No beses o abraces a un cliente o visita de negocios. Aunque esto de besar o abrazar a una visita causa controversias, en la mayoría de los países de américa latina no se usa en el ámbito de los negocios.

La fórmula para dar la bienvenida es: bienvenido a las oficinas de Nombre del Negocio. Soy Tu Nombre. Enseguida la visita te responderá gracias y probablemente te diga su nombre también, si no te lo dice, revisa el registro de visitas para poder llamarle por su nombre, o más formalmente, por su apellido. Siguiente frase: ¿en qué le puedo servir? O si prefieres: por favor dígame en qué le puedo ayudar.

Cuando la visita te responde a quién viene a buscar, investiga si su anfitrión está listo para recibirlo o habrá de esperar y hazle saber a la visita enseguida esta información. La forma correcta de transmitir esta información es, por ejemplo, si su anfitrión está ocupado: el Señor Rodríguez estará con usted en cinco minutos.

Cuando el anfitrión recibe de inmediato a la visita, no hay necesidad de ofrecerle nada de tomar ni leer. Pero si el anfitrión tarda unos minutos, ofrece lo que se acostumbre en el negocio en donde laboras: agua, café, y algo para leer, como una revista de negocios.

Una vez que has ofrecido una gentileza como agua o café, hazle pasar a la sala de espera y pídele que tome asiento en lo que su anfitrión viene.

Si el anfitrión te solicita que conduzcas a su visita a su oficina, deberás dejar la recepción a cargo de alguien, pues como seguramente tú sabes, no es posible dejarla sola por ningún motivo en horas laborales.
Si el anfitrión viene por la visita, aquí termina tu tarea como auxiliar de oficina en la recepción de visitas de negocios3

A la salida es muy importante que digas hasta luego y el nombre de la visita, o su apellido, como se acostumbre en tu oficina. Como verás, la despedida exige que pongas a trabajar tu memoria para recordar el nombre de la persona que se va, y si hay mucho tráfico de visitas en tu oficina, no será tarea fácil.

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