Auxiliar de oficina

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Recibir una visita consiste en un conjunto de pasos y técnicas diseñados para hacer sentir a la persona bienvenida a la organización. Este conjunto de pasos y técnicas se denomina protocolo de recepción de visitas y su objetivo es lograr una estancia agradable para la visita de negocios. Toda persona que trabaja dentro de una empresa y toma contacto con una visita, ya sea un cliente o cualquier tipo de visitante, tiene el compromiso de brindar un buen servicio y buena atención, pero quien debe valorar dicho servicio es la visita misma, por lo que será muy importante tratar de recibirla considerando su óptica, no la tuya. A esta cualidad se ver las cosas desde la óptica de la otra persona se le llama empatía.

Una vez que el cliente o visita ha sido debidamente registrado, formalizando su estancia en el negocio, las siguientes palabras que se cruzan entre la recepcionista y el cliente o visita son importantes.

De aquí que el saludo y las siguientes palabras sean claves en el desarrollo de la visita en su totalidad. Con esto se pretende acentuar tu responsabilidad como recepcionista de una visita. Si tu tarea no está bien hecha, la primera impresión será negativa y difícil de borrar.

Muchas veces recibirás a un cliente. El cliente es la persona por quien se obtienen los ingresos del negocio en el cual laboras. Por el cliente tienes un trabajo que te ayuda a salir adelante y progresar en la vida. Por eso, cuando recibes la llamada de teléfono o la visita de un cliente, no se trata de una interrupción, es una oportunidad de prestar un servicio y colaborar para el logro de los resultados del negocio.

Cuando la visita que llega es un cliente, puedes estar seguro de que es la visita más importante a recibir. Algunas veces no sabrás si la persona que llega es un cliente, por lo cual, deberás tratar a todos tus visitantes por igual: hacerlos sentir bienvenidos.

Sin importar si es un cliente o no, serás quien recibe las primeras palabras de una visita y éstas pueden ser: • Quejas • Reclamos • Expresiones vulgares • Pedidos • Agradecimientos • Discusiones, etc.

Para cada situación deberás reaccionar de una forma determinada y muy profesional, la cual verás en las siguientes páginas.

Por otro lado, sin importar el estado de ánimo con el cual llega la visita a tu recepción, sin duda apreciará ser recibido con calidez y amabilidad, en un ambiente acogedor y seguro. Aunque se trate de un mismo espacio, la recepción puede ser considerada como una zona con tres objetivos:

Zona de registro
La zona de registro cumple con la formalización de la llegada del cliente.

Zona de atención al visitante
Esta zona es donde se ofrece alguna gentileza para hacer cómoda su espera (agua o café, por ejemplo).

Sala de espera
La sala de espera es donde la visita esperará a la persona que lo atenderá personalmente, su anfitrión.

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