Auxiliar de oficina

1

2

3

4

5

6

7

Para registrar visitas de forma ordenada y después puedas hacer un reporte de las visitas recibidas en el día para efectos de control, es muy importante que registres a cada visita de acuerdo con los siguientes criterios generales. Hay empresas que adicionalmente se aseguran de revisar los bolsos y maletines, las computadoras personales y otros bienes propiedad de la visita, pero esos casos obedecen a criterios de seguridad que no se revisarán en este módulo, pues son responsabilidad del área de seguridad y no del auxiliar de oficina.

Visitas planeadas de negocios
Se registran nombre, empresa, a quién visita, hora de entrada, hora de salida y se solicita identificación personal.

Visitas no planeadas de negocios
Se registran nombre, empresa, a quién visita, hora de entrada, hora de salida y se solicita identificación personal.

Grupos de visitantes
Se registra al líder del grupo y él mismo deberá responder por el resto de sus compañeros. El líder presenta identificación oficial.

Visitantes con propósitos comerciales
No se registra a menos que vaya a ingresar al negocio. Si ingresa, se registran nombre, empresa, a quién visita, hora de entrada, hora de salida y se solicita identificación personal.

Mensajeros
Normalmente no se registran y se solicita al dueño del paquete o mensaje que salga a recibirlo. En caso de que tú recibas el paquete o mensaje, registra la fecha y hora de la recepción para control posterior.

Pacientes
Si el paciente ya tiene cita, se anota su hora de llegada. Si no tiene cita, se anota su nombre y se le informa un tiempo estimado en que será recibido.

x

Para este tipo de visitas, normalmente se tiene una tarjeta de acceso e identificación. Esta tarjeta se entrega a cambio de una identificación personal al momento del registro. Cuando la visita se retira, se le entrega su identificación a cambio de la tarjeta de acceso. Los formatos de registro suelen ser cuadernos con los formatos adecuados para que la persona se registre. La visita llena las celdas blancas y tú llenas las celdas azules.

Registro para grupos Para el registro de grupos, a menos que los grupos sean muy frecuentes, los formatos de registro son iguales a los de visitas de negocio, pero se llenan de forma diferente.

Registros para visitantes con propósitos comerciales Para estas visitas se tiene otro tipo de block o cuaderno de registro. Normalmente lo llenas tú. Estas visitas suelen quedarse en recepción. Si ingresan al negocio, deberás usar el formato de registro de visitas de negocios.

Registros para mensajeros Los mensajeros deberán ser atendidos por el destinatario al que acuden a buscar, a menos que tengas la instrucción específica de atenderlos tú, recibiendo el paquete o documento.

Si estás como responsable de una recepción en consultorios médicos, es importante que tengas un cuaderno por cada doctor que atiendes. En estos cuadernos deberás anotar la fecha y hora de la consulta. Normalmente se aceptan consultas hasta seis meses después de la visita actual, con lo que tus cuadernos deberán tener calendarios de hasta seis meses. Al llegar el paciente, señalas la hora de llegada y si llega muy tarde, lo puedes ir retrasando, de acuerdo con las políticas de los doctores que atiendes.

Haz clic en Regresar para volver al inicio.

<

>