Auxiliar de oficina

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El departamento de recepción es la tarjeta de presentación del negocio. Tiene gran importancia de cara a los clientes, siendo el primer departamento con el que el cliente, paciente o visita tiene relación, bien sea de una forma personal a su llegada, o bien, a través de cualquier medio de comunicación, teléfono, fax, o mail entre otros. En este módulo se revisarán los aspectos relacionados con el registro de visitas al negocio. Registrar visitas consiste en reportar y controlar el acceso de una o varias personas externas al negocio.

Visitas planeadas de negocios
Normalmente te será notificada una de estas visitas, pues se supone que el anfitrión ya la espera y hay una cita programada.

Visitas no planeadas de negocios
Cuando no hay una cita programada y el visitante llega sin avisar, es probable que tenga que esperar un rato a su anfitrión.

Grupos de visitantes
Los grupos casi siempre se programan con antelación. Se trata de visitas que van a conocer alguna máquina o parte del negocio o planta operativa.

Visitantes con propósitos comerciales
Se trata de vendedores, cobradores, entregadores de mercancía o muestrarios y pocas veces anticipan su visita. Debes esperar a que el interesado reciba a estas visitas.

Mensajeros
Normalmente traen paquetes o sobres para personas que laboran en el negocio. El procedimiento común es que el interesado salga y reciba su paquete y en su ausencia, tú lo recibas.

Pacientes
Este tipo de visitas son los que llegan a consultorios con citas programadas o sin ellas, y generalmente tienen la disposición de esperar a ser atendidos, por eso se llaman "pacientes".

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Para cada tipo de visita existe un tipo de registro recomendado. Si en tu lugar de trabajo no existe un formulario o formato de registro, es buena idea que tú lo elabores y recomiendes como parte de los procesos administrativos a tu cargo. Recuerda que ser auxiliar de oficina requiere de una actitud proactiva y de mejora continua.

Por otro lado, el registro de visitantes, sobre todo en los casos de visitas de negocios, requiere de atenciones específicas y de un protocolo por tu parte. Lo más común es que la persona que llega de visita se registre y tú valides los datos de la visita. Pero el protocolo no termina ahí, necesitas asegurarte que el tiempo de espera es cómodo, cuidar tu imagen y tu comunicación y manejar discreción y confidencialidad en todo momento.

Habrás de hacer que la espera sea cómoda, por ejemplo proporcionando algo que leer, como una revista, o un vaso de agua a los visitantes de negocios.

Debes indicar a la visita quién lo recibirá y a dónde será conducida. Si no le proporcionas esta información, la persona no sabrá por dónde ir o qué hacer y podrá sentirse un poco perdida.

Si la temperatura es demasiado cálida o demasiado fría, debes solicitar a tu jefe inmediato que ponga un ventilador o un calefactor cerca de la recepción.

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Para hacer que la visita espere cómodamente, por ejemplo, si no hay espacio en el que las personas puedan esperar sentadas para ser atendidas, debes solicitar a tu jefe inmediato que acondicione un espacio de la recepción con sillas, pues dejar de pie a las visitas, es falta de etiqueta de negocios.

Parte importante de ser recepcionista en un negocio, es proyectar una imagen profesional y hablar con fluidez, comunicando con precisión y lenguaje claro los mensajes que debes hacer llegar a la visita.
En cuanto a tu imagen personal…

En cuanto a la comunicación, deberá ser cortés y clara. Evita regionalismos, bromas, palabras altisonantes u otras conductas fuera de lugar. Estar ahí en recepción es un "aparador" en el que todos los visitantes verán cómo te comportas, qué haces, qué dices y qué servicios les proporcionas a ellos.

Si estás atendiendo un consultorio médico, nadie tiene por qué saber los padecimientos de otros pacientes, o qué análisis se le solicitan a uno y otro. Esto puede resultar muy vergonzoso y deberás cuidar los datos personales de las visitas con verdadero esmero.

En resumen, registrar visitas conlleva dos aspectos fundamentales: conocer el tipo de visita y saber cómo actuar durante su llegada y tiempo de espera (protocolo de recepción).

La confidencialidad por otro lado, se refiere a que ninguno de los presentes tiene que saber a quién visita quién. Imagina que por un lado tu jefe espera a un cliente y por otro a un proveedor. Si entre ellos se ponen a platicar y lo descubren, no hay nada qué hacer al respecto, pero que no se enteren por ti.

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Parte de las responsabilidades de un recepcionista que registra visitantes es mantener en todo momento discreción. Ser discreto significa ser mesurado, medir muy bien las palabras y consecuencias de tus acciones. Para ello, debes hablar en tono de voz bajo, aunque estés respondiendo al teléfono al mismo tiempo que registras visitantes; debes en todo momento sonreír y dirigirte a las visitas en modo formal.

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