Auxiliar de oficina

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Existen situaciones que salen de lo común y vale la pena anticiparse. Normalmente, estas situaciones están relacionadas con el tipo de ausencia del destinatario del mensaje, por lo que es conveniente que tengas a la mano la tabla de tipos de ausencia y mensajes para los emisores.

Hay otro tipo de ausencias que ameritan especial atención, por ejemplo, la asistencia a congresos. Los congresos son reuniones de negocio a gran escala, en las que se ofrecen productos y servicios, se imparten talleres y conferencias. Durante los talleres y conferencias, es importante apagar el celular y el buscador de personas, por lo que no podrás hacer uso de esos mecanismos de entrega de mensajes al destinatario durante varias horas. En esos casos, pregunta al ejecutivo que se va a un congreso, qué deberás hacer con sus mensajes importantes, urgentes e importantes y urgentes. La misma situación se presenta durante viajes largos en avión. Durante las horas de vuelo no te será posible localizar al ejecutivo.

También hay algunas dificultades para localizar a la gente durante las vacaciones, principalmente si son en destinos en los que los celulares tienen mala señal o no existe señal de internet; además situaciones de enfermedad en las que las personas no están localizables. Las situaciones anteriores ameritan que dejes mensajes con familiares, vecinos, hoteles, hospitales, etc. Pero antes de hacerlo, pregunta al ejecutivo si está de acuerdo con esto.

Imagina que un alto ejecutivo de la empresa donde laboras debe firmar un cheque muy importante, pero este ejecutivo está de vacaciones. Lo que puedes hacer es enviar el cheque por paquetería especializada al ejecutivo y que él te lo regrese firmado por la misma vía. Antes de hacer algo así, pregunta al ejecutivo si desea que procedas. Los hoteles generalmente pueden ayudarte a reenviar el documento firmado, ponte de acuerdo con la persona encargada de recepción.

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