Auxiliar de oficina

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Un mensaje importante es aquél relacionado con eventos con un horario y temas de negocios o familiares del destinatario y si no se atiende, tiene consecuencias: falla en el cumplimiento de compromisos, pérdida de un cliente, enojo de algún familiar.

Un mensaje no importante es un mensaje de promoción u ofertas de productos o servicios que no tiene consecuencias, es informativo principalmente

Un mensaje urgente es aquel en el que se espera una respuesta dentro de los siguientes minutos o se relaciona con la salud de las personas. Está relacionado con el tiempo y en su extremo más crítico, con la vida de las personas.

Un mensaje importante y urgente está relacionado con eventos, negocios o familia y se espera que el destinatario tome acciones en los siguientes minutos o se relaciona con la salud de alguna persona.

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Si ya sabes responder el teléfono y redactar los mensajes apropiados, es fundamental que te asegures de su entrega al destinatario final. Para ello, es indispensable que clasifiques los mensajes según la prioridad de los mismos. Estos pueden ser:

La entrega de un mensaje telefónico puede hacerse de varias maneras. A continuación se detalla cada método de entrega.

Papel: cuando escribes en una hoja el mensaje y lo entregas directamente al destinatario.

Correo electrónico: cuando escribes un correo electrónico específicamente para comunicar un mensaje.

Mensajería interna: cuando solicitas al mensajero interno, si existe, que entregue el mensaje en papel. Para esto, lo deberás poner dentro de un sobre.

Mensajería especializada: cuando la persona a la que debes hacer llegar un mensaje no está en la oficina y contratas el servicio de mensajería externa para hacer llegar un mensaje, generalmente en un sobre con un documento dentro.

Mensaje de texto vía celular: cuando tienes acceso desde tu puesto de trabajo a un celular del negocio y sabes el número del celular del destinatario, le envías un mensaje tipo: "favor de comunicarse a la recepción, pues hay un mensaje urgente para usted".

Teléfono: cuando sabes en qué teléfono se encuentra el destinatario y le llamas para hacerle llegar el mensaje. No te olvides de escribirlo de todos modos, para no olvidar ningún detalle.

Buscador de personas: cuando es un mensaje urgente o importante y urgente, puedes enviar un mensaje de radio al destinatario, siempre y cuando éste cuente con un buscador de personas y una clave de localización, la cual sabrás tú con antelación.

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Adicionalmente a los tipos de mensajes y sus métodos de entrega, es muy importante que conozcas qué responder al emisor del mensaje en ausencia del receptor del mismo. Para no cometer errores al respecto, pregunta directamente al receptor o destinatario qué deberás responder en su ausencia si le llega una llamada importante o urgente. Una idea para tener esta claridad es la siguiente:

El Sr. López se encuentra en una junta y solicitó que no se le interrumpiera. ¿Desea dejar un mensaje?

El Sr. López se encuentra en una comida y regresará a las 17:00 horas. ¿Desea dejar un mensaje?

El Sr. López está de vacaciones con limitado acceso a su celular y correos. ¿Desea dejar un mensaje?

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