Auxiliar de oficina

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Antes de hacer llegar el mensaje a su destinatario final, es muy importante tener claridad en cuanto al contenido del mensaje. Para ello, es menester contar con los datos del emisor, del receptor, teléfonos, e-mails, fechas, horas, acciones a realizar, otros datos importantes como urgencia de entrega.

Imagina que eres auxiliar administrativo de un consultorio médico de gineco-obstetricia y en un momento en que estás encargada de la telefonía, llama una señora con dolores intensísimos porque va a dar a luz y el médico que debe atenderla no se encuentra en ese momento en el consultorio. ¿Qué harías? O imagina que eres auxiliar administrativo de una empresa de consultoría y en el momento en que te dejan encargada de la telefonía recibes una llamada en inglés y no sabes qué hacer con ella

O bien, qué tal si llega un mensaje importantísimo para el presidente de la compañía en que trabajas y él se encuentra en un vuelo rumbo a otro país. Estas y otras situaciones tendrás que aprender a resolver en tu calidad de responsable de telefonía. Puede parecer sencilla esta labor, pero cuando se juntan las llamadas, se presentan las emergencias o las llamadas en otros idiomas, entonces no es nada fácil reportar mensajes. El módulo se centra en tres preguntas básicas: • ¿Es un mensaje urgente?
• ¿Sabes dónde localizar al destinatario?
• ¿Tienes forma de hacerle llegar el mensaje? Responderlas antes de que se presenten las emergencias será parte de tu éxito como responsable de la telefonía en tu carrera de auxiliar de oficina.

Conocer la forma en que se reportan mensajes telefónicos según el contexto y la prioridad de los mismos.

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