Auxiliar de oficina

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1. Para quién es el mensaje. Anota claramente el nombre del destinatario. Recuerda lo que le pasó a Ana María, evita que te suceda a ti.

2. Quién deja el mensaje. Anota cuidadosamente el nombre de la persona que está al teléfono. Si no entiendes alguna palabra, pídele que te la repita. Utiliza el alfabeto por palabras para deletrear alguna palabra confusa. (*) Puedes consultar el alfabeto por palabras al final del módulo.

3. Asunto. Solicita amablemente a la persona que llama que te diga el asunto que desea tratar con el destinatario. Puede ser que te responda que es un asunto personal, no lo tomes a mal, así anótalo.

4. Acciones a tomar. Pregunta a tu interlocutor si desea que le devuelvan la llamada o si él vuelve a llamar.

5. Complementos. Escribe cuidadosamente la fecha, hora, teléfono, correo electrónico u otra información que consideres importante.

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Computadora
En muchos negocios la recepcionista tiene acceso a una computadora con correo electrónico. Solicita ayuda al área de tecnología y soporte para que tengas una cuenta de correo, conexión a internet y las direcciones de correo electrónico de los empleados, para poderles enviar mensajes por esa vía. La fórmula para tomar mensajes en una computadora es la misma que en una libreta:

Observa el siguiente ejemplo en el que Elena Luna toma el mensaje en su computadora y pone copia a Patricia Pérez, la recepcionista del turno de la tarde. Si el mensaje hubiera sido personal o confidencial, Elena no le hubiera puesto copia a su compañera Patricia. Una vez que el mensaje está listo, deberás oprimir "send" que significa enviar.

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