Auxiliar de oficina

Recepción

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El visitante feliz El Ing. Sandoval acudió varias veces de visita a la oficina en la que trabaja Laura. También llamó por teléfono incontables veces. En cada llamada o visita, Laura se esmeraba en atenderlo y no solo a tan importante visita, Laura era cordial con todas las visitas y todos los clientes telefónicos. Un día, el jefe de Laura la llamó a su oficina. Laura, hasta se asustó, pues era muy raro que su jefe la quisiera ver en su privado. Cuando llegó a la oficina de su jefe, estaba todo el grupo de Administración reunido y la recibieron con un aplauso. Su jefe le dio un diploma por ser la mejor empleada del mes.

Un poco más tarde, cuando se quedó sola con su jefe, se enteró que el Ing. Sandoval había despertado el interés del negocio por Laura, pues en una de sus últimas visitas les dijo: "¿Cómo le hacen para tener siempre la recepción impecable? ¿Es por la señorita Laura o de qué depende? ¿Puedo invitar a la señorita Laura a trabajar en nuestra nueva sucursal?". En ese momento el Director General y el jefe de Laura se dieron cuenta que el Ing. Sandoval había aceptado hacer un trato de negocios muy importante y en parte, gracias a la actitud de servicio de Laura.

La siguiente vez que vio al Ing. Sandoval, Laura le agradeció por sus amables comentarios a la Dirección General y a su jefe. El Ing. Sandoval le respondió:

"Cuando comencé a venir de visita, venía preparado para cancelar los tratos de negocios, pues ustedes, como organización, son muy nuevos en el mercado. Cuando el guardia del estacionamiento, tú, tu jefe y el jefe de tu jefe me recibieron con calidez, me hicieron sentir bienvenido y me dieron mi lugar en estas oficinas, me di tiempo de volver a analizar nuevamente las cifras de negocio, antes de cancelar nuestros tratos".

"Cuando le di un peso a la imagen del negocio, ustedes se pusieron en la delantera de la competencia. Cuando vino mi socio y se quedó tan bien impresionado como yo, decidimos que ustedes eran nuestro próximo socio de negocios". "Entiendo que tú has colaborado en la creación de los protocolos de recepción. Te invito a que sigas aportando lo mejor de tus capacidades, pues como ahora sabes, tú contribuiste a que se cerrara el trato y esto traerá un beneficio para esta empresa".

Laura sabía muy bien, en teoría, que su desempeño como auxiliar de oficina estaba bajo la lupa siempre. Sabía el propósito de su puesto y las acciones que tenía que realizar. Y ahora, gracias a esta afortunada experiencia, sabía que ella contribuía a lograr los resultados del negocio si hacía de cada llamada y cada visita, una agradable sorpresa para los clientes y visitantes. Tú, como Laura, podrás contribuir al logro de los objetivos del negocio en el cual trabajes si te esmeras en tener una actitud de servicio al cliente. En este curso recibirás ayuda para entender qué es un protocolo y para qué sirve. Tendrás oportunidad de redactar un protocolo para contestar el teléfono, tomar mensajes y reportar mensajes, sin importar qué tan difícil sea localizar al destinatario de dicho mensaje.

También tendrás oportunidad de conocer los principios básicos de un protocolo de registro de visitas, de recepción de visitas y los instrumentos que requieres para despedir visitas. Recuerda en todo momento que tu función es asegurarte de que la llamada de un cliente o la visita de negocios se lleven una excelente imagen de la organización.

Conocer la forma en que se reciben las llamadas telefónicas y a visitantes conforme a las normas de seguridad y de etiqueta.

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