Auxiliar de oficina

Recepción

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En este curso aprendiste lo relacionado con llamadas telefónicas y visitas presenciales. En cuanto al teléfono: establecer una comunicación eficaz consiste en enviar un mensaje a otra persona con la certeza de que el receptor será capaz de recibirlo y entenderlo. Para esto, el teléfono es una pieza fundamental como equipo de trabajo; pero el teléfono no funciona sin tu habilidad para escuchar. Escuchar es una habilidad importantísima en la que debes ir más allá de los oídos: debes escuchar con la mente para interpretar correctamente lo que tu interlocutor quiere decir.

Tomar un mensaje no es solamente escribir un conjunto de datos en un papel o en un procesador de texto. Tomar un mensaje conlleva la responsabilidad de hacerlo llegar al destinatario final, cuidándolo, pues puede contener información valiosa o confidencial que no deberá caer en manos equivocadas.

Aunque normalmente no tendrás en tus manos mensajes de vida o muerte, a menos que trabajes con un cardiólogo especialista en trasplantes, hay mensajes importantes y urgentes que deben llegar a su destino y no deberá existir la palabra imposible en tu vocabulario.

En cuanto a las visitas presenciales, todo inicia con el registro: es la función por medio de la cual se formaliza la estancia de una visita en el negocio. Para que la imagen de la empresa hacia el exterior sea la adecuada, es importante cuidar tu imagen personal. Tu imagen personal te distingue del resto de las personas y en el contexto de un negocio es el conjunto de rasgos deseables para que las visitas se sientan bienvenidas. Tu imagen personal y el protocolo de recepción son dos elementos muy importantes, pero también debes distinguir el tipo de visita que llega y el tipo de registro que deberás llevar a cabo.

Recibir visitas de negocios es casi tan placentero como recibir visitas en casa. La diferencia más importante es que tienes que guardar tu distancia profesional, pero fuera de eso, realmente consiste en hacer que las visitas se sientan bienvenidas, igual que cuando invitas amigos a casa. La mejor actitud para despedir visitas es la actitud de "cómo sí" que te ayudará a sorprender por tu hospitalidad y profesionalismo a tus colegas y superiores, por no mencionar que la visita se sentirá realmente bien atendida por tus gentilezas. Recuerda que el protocolo no está escrito sobre piedra, le vas a dar vida tú, con tus ideas y tus actitudes de servicio.

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