Auxiliar de oficina

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Instalación
La instalación básica de los equipos de videoconferencia es realizada por expertos, y cada negocio puede contar con equipos de distintas marcas, por lo que es importante solicitar ayuda al encargado de sistemas en caso de que las instrucciones no funcionen para utilizar el equipo a tu cargo.

Equipo necesario
Para realizar una videoconferencia se deberá contar con el siguiente equipo:

Es posible que la computadora que se utilice tenga integrada cámara micrófono, en cuyo caso no se requerirá que estos sean adquiridos. Debido a que las reuniones de negocios muchas veces son de un grupo de personas mayor a 5, es común que se cuenten con equipos de cámara y audio por separado. Con los equipos de audio y video especiales para conferencias se logra una calidad mayor, en la cual todos escucharán y podrán dar sus opiniones desde sus lugares, así como ser vistos por las personas con las que se tiene la videoconferencia.

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Con los equipos de videoconferencia se logra que la comunicación fluya de manera rápida y directa, es por esta razón que conocer el funcionamiento y ventajas de este equipo es básico para cualquier auxiliar de oficina.

Paso 1. Verificar que el equipo de cómputo esté encendido y funcionando correctamente.

Paso 2. Corroborar que la cámara esté conectada a una fuente de energía, así como al equipo de cómputo.

Paso 3. Verificar que el equipo de audio esté conectado a una fuente de energía, así como a un equipo de cómputo.

Paso 4. Ingresar al programa o software manejado por la empresa para realizar las videoconferencias, probablemente se necesite un usuario y un código de seguridad que te deben brindar en la empresa.

Paso 5. Una vez que ingresaste al sistema, espera a que las personas con las que se tendrá la videoconferencia se conecten también, para poder iniciar con la junta.

Paso 6. Una vez que empiece la videoconferencia, verifica que el video y el audio se transmitan de manera correcta.

Paso 7. En caso de que no esté funcionando ya sea el video o el audio, tendrás que volver al Paso 1 para verificar que todo esté bien conectado.

Es muy probable que el equipo de videoconferencia que utilices te ofrezca la opción de: compartir pantalla. Eligiendo esta opción, las personas con las que se tiene la conferencia podrán ver a través de sus pantallas lo que tú muestres en la tuya. Esto resulta de gran ayuda cuando se trata de mostrar avances en gráficas y otros métodos, que al ser vistos por ambas partes, se podrán llegar a acuerdos de manera más rápida.

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No dudes en solicitar ayuda a los expertor en tecnología de la empresa donde labores, pues cada equipo es distinto y ellos son los que te podrán indicar los pasos a seguir para usar el equipo de manera correcta.

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