Auxiliar de oficina

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Extensión telefónica Usualmente en las empresas se tiene una línea telefónica central, que es el número de teléfono de la empresa; y ésta línea a su vez, tiene extensiones (ejemplo: 1002, 1003, 1004) que representan cada una un teléfono en particular. Como auxiliar de oficina, tú tendrás la responsabilidad de enviar las llamadas entrantes del número central a cada extensión.

Se puede llamar a una extensión de manera directa ya sea por medio de un conmutador o marcando directamente.

Repetir último número Los teléfonos fijos cuentan con la opción de marcar de manera automática al último número marcado, es decir, que si marcaste a un número y no te contestaron o simplemente debes volver a marcar al mismo lugar, puedes ahorrar tiempo oprimiendo una tecla normalmente identificada con la letra “R” que automáticamente marcará el número por ti.

Conferencia Otra de las opciones del teléfono fijo, que además es una de las más útiles, es la conferencia. Con esta opción, pueden estar hablando hasta tres personas en la misma llamada para llevar a cabo:

Hay teléfonos muy modernos que aceptan hasta 101 conferencistas al mismo tiempo. Si es el caso, pregunta al responsable de telefonía la forma de utilizar esta funcionalidad.

Llamada en espera Esta opción resulta de gran utilidad cuando estás hablando con alguien y entra una llamada nueva a la misma línea. Seleccionando la opción de llamada en espera, la llamada entrante seguirá en línea y podrás responder una vez que cuelgues la primera llamada.

Mensaje de voz
En caso de que no estés en tu lugar cuando entre una llamada, las personas que realizan la llamada tendrán la opción de dejar un mensaje de voz que tú podrás escuchar después para regresar la llamada o pasar algún recado.

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El uso del fax y del teléfono puede llegar a variar según el giro de la empresa donde labores, existen puestos donde se te pedirá que contestes llamadas o envíes fax de la manera tradicional, sin embargo, otros puestos puede exigirte que explotes más las funciones del teléfono llevando a cabo:

Fórmula de atención telefónica
En muchos negocios, tanto privados como de gobierno, se te pedirá que contestes el teléfono con una fórmula especial. Debes aprender esta fórmula y repetirla cada vez que te sea asignada la tarea de responder el teléfono.

Ejemplo:
Saludo con el nombre del negocio --> "Buenos días, oficina del Lic. López"
Tu nombre --> "Está usted hablando con Ana Cecilia"
Pregunta de servicio --> "¿Con quién desea hablar"?

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