Auxiliar de oficina

Equipo de oficina

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Primero dejó el teléfono descolgado y el fax sin atender. Luego, en la fotocopiadora, dejó a la vista, todos los estados de cuenta de la tarjeta de crédito de su jefa. Mientras tanto, la cafetera se quedó sin agua y empezó a salir humo. En la videoconferencia estaban los japoneses desde Tokio esperando al Ing. Sotelo, quien no tenía idea de esto. La trituradora estaba encendida con el motor girando.

Y mientras, Roberto, el auxiliar de oficina encargado de todos los equipos, estaba esperando desde hacía 15 minutos en otra línea, para ser atendido por el 01-800 de soporte al cliente de la copiadora.

Su jefa, Cecilia, se dio cuenta y desde la recepción fue poniendo orden: colgó el teléfono y atendió el fax. Recogió sus estados de cuenta de la copiadora. Puso agua en la cafetera. Notificó al Ing. Sotelo que estaba lista su videoconferencia y se disculpó con los colegas japoneses por la tardanza. Trituró el último documento que faltaba y apagó la trituradora. Luego, con poca paciencia, colgó el teléfono en el que Roberto estaba esperando a ser atendido por el área de soporte al cliente de la copiadora.

Roberto intentó explicarle que mientras llegaba un fax, trató de sacar unas copias que no salieron por una falla en la copiadora y como se habían tardado tanto en el 01-800, se salieron de control los demás eventos.

Cecilia trató de comprender pero estaba demasiado enojada. Le dijo a Roberto:

Roberto era bastante cuidadoso y trataba de ejercer todas sus funciones en paralelo, para mantener a sus clientes internos contentos, pero ese día se habían desbordado todos sus asuntos al mismo tiempo. Roberto no había entendido qué significaba priorizar, ni tampoco que significaba ser multi-tareas. Él pensaba que debía atender todo al mismo tiempo, con la misma prioridad.

Cuando pasó el enojo de su jefa, Cecilia, hablaron con más calma y Cecilia le enseñó a asignar prioridades: primero que nada, debes atender el teléfono principal de recepción y el fax. Luego, en orden de importancia, el equipo de videoconferencia. Podrás sacar copias, preparar café, triturar documentos y levantar reportes de mantenimiento en tus horas de oficina, no en tus horas de recepción. Aunque no venga nadie ni llame nadie, recepción no puede estar sola.

Roberto entendió perfectamente el mensaje y no volvió a sucederle una serie de eventos descontrolados. También ayudó a su compañera del turno de recepción vespertino a priorizar y ser multi-tareas.

Se trata de ofrecer, en tu calidad de auxiliar de oficina, un servicio impecable a tus clientes internos y visitantes. Se trata de agregar valor al negocio porque sabes cómo priorizar tu trabajo, tienes actitud de servicio y puedes hacer uso de los equipos a tu cargo y mantenerlos en muy buen estado.

El teléfono y el fax.
Los equipos multifuncionales con impresora, copiadora y escáner integrados. El arte del uso de los instrumentos de cafetería.

Conocerás que la tecnología ha avanzado tanto que puede haber videoconferencias, uniendo a dos o más personas de cualquier parte del mundo, en tiempo real y sabrás cómo organizar este tipo de eventos.

En este curso identificarás que hay equipos de apoyo muy importantes como trituradoras. Y, finalmente, conocerás que es mejor cuidar los equipos que levantar reportes de incidencias y fallas con los proveedores. Todo esto, acompañado de valores y actitudes que harán que seas una persona muy apreciada en tu trabajo de auxiliar de oficina.

Manipular apropiadamente los diversos equipos de oficina.

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