Auxiliar de oficina

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Dice el dicho que más vale prevenir que lamentar, y así, exactamente, sucede con los temas de mantenimiento.

Siempre será menos caro y menos riesgoso para los equipos el mantenimiento preventivo. Cuando el mantenimiento se convierte en urgente, ya no hay mucho para dónde hacerse, pues en ese caso, se tiene que contratar el servicio de un proveedor que cobrará lo correspondiente a un mantenimiento urgente.

Es muy importante establecer relaciones de confianza y de largo plazo con los proveedores de mantenimiento. Si lo logras hacer, será mucho más sencillo coordinar un calendario anual, recibir descuentos y trato preferencial al momento de una emergencia.

Solicitar el mantenimiento necesario de forma adecuada es parte muy importante de todo el proceso que se requiere para reparar un equipo; es por esto que muchas empresas han desarrollado procesos de diseño, llenado y entrega de formatos de solicitud de mantenimiento.

Los formatos de solicitud varían dependiendo de cada empresa, pueden ser comunicados por medio telefónico, electrónico o en escrito. Todos los métodos pueden ser efectivos dependiendo de su administración, pero el método más importante, porque queda una evidencia de la solicitud, es el escrito mediante un formato.

Luego que se ha solicitado el mantenimiento de un equipo, el proveedor primero debe realizar un diagnóstico del equipo, para identificar qué es lo que no está funcionando y cómo es que se puede reparar. Después del diagnóstico, se debe autorizar tanto el tiempo que tardará la reparación como el costo que implicará para la organización el realizarlo. Una vez que se apruebe, entonces sí, el proveedor podrá realizar el trabajo de reparación.

Durante estas dos fases de diagnóstico y reparación, tú debes, como auxiliar de oficina, estar en constante supervisión de los trabajos de mantenimiento, pues a la persona que se le solicitarán cuentas de la visita del proveedor será a ti.

Un auxiliar de oficina también serás responsable de recibir y verificar la factura de parte del proveedor, seguramente recibirás una factura electrónica. Corrobora que la información sea correcta antes de enviarla al área responsable de su pago.

Uno de los aspectos claves de la administración del mantenimiento es el mantener en perfecto estado las instalaciones y fachada del edificio. Si te apoyas de un calendario anual, será más sencillo que no se te pase ninguna de las tareas de mantenimiento del edificio.

Recuerda que tanto en el mantenimiento de equipos, como en el de los edificios e instalaciones, es importante que el mantenimiento sea preventivo y no de urgencia.

Si llegaras a tener un caso de mantenimiento urgente, es importante que sigas un plan de emergencia previamente redactado, de esta manera podrás actuar de manera responsable y adecuada, en lugar de caer en el pánico y no saber cómo manejar la situación.

Diversas situaciones de mantenimiento pueden ser urgentes, como la falla de un equipo único y que es irremplazable, la falla de un equipo que representa un riesgo para la salud de los empleados o la falla de un equipo que daña además las instalaciones de la empresa, todas estas falla deben ser tratadas como urgentes para evitar daños a las personas, pérdida de utilidades y de tiempo y daños a la propiedad de la empresa.

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No te olvides de anotar la filosofía japonesa de mantenimiento del orden en edificios. Así como es importante el mantenimiento preventivo, igualmente es muy importante que no dejes que el desorden llegue a una situación caótica. Si se dejan las cosas para después, se agravan, como las enfermedades y el mantenimiento.

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