Auxiliar de oficina

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Una hoja de cálculo es un programa informático que se utiliza para hacer cálculos numéricos, ordenar datos que contienen letras y números, los cuales se denominan "alfanuméricos", y hacer reportes en forma de tabla y con gráficas.

Una hoja de cálculo es una herramienta poderosísima cuando se utiliza correctamente. Imagínate que tan útil es, que muchísimos contadores y administradores basan su trabajo en hojas de cálculo.

Tú, como auxiliar de oficina puedes utilizar una hoja de cálculo para administrar muchos temas, entre los cuales se encuentran: 1. Control de kilómetros por litro de gasolina de choferes y repartidores.
2. Listados de clientes con direcciones y teléfonos.
3. Listados de precios y descuentos.
4. Catálogo de productos con descripciones y precios.
5. Control de inventarios de artículos a tu cuidado como cafetería y papelería.
6. Calendarios de mantenimiento del edificio.
7. Reportes de asistencia de personal de oficina.
8. Reporte de gasto de consumibles de oficina.
9. Reporte de llamadas de clientes para diferentes áreas.
10. Operaciones matemáticas simples.
11. Operaciones matemáticas complejas. En suma, en una hoja de cálculo puedes tener en orden y control: agendas, presupuestos, calendarios, formatos, inventarios, facturas, listas, memos, planeación, recibos, reportes, en fin, un sin número de aplicaciones prácticas para auxiliar de oficina.

Matriz Es un arreglo de renglones y columnas. En la intersección de un renglón con una columna se encuentra una celda. Celda Es la unidad más pequeña de una hoja de cálculo y en esa celda suceden operaciones.

En lenguaje simple, una matriz es una tabla en la que existen renglones y columnas. En una hoja de cálculo, cualquiera que sea su marca, siempre se denominan los renglones con números (1, 2, 3…) y las columnas con letras mayúsculas (A, B, C…) La hoja de cálculo más utilizada corresponde a un paquete de software de oficina llamado Microsoft Office, y la hoja de cálculo de llama Excel.

Como puedes observar, en Excel no cabe duda alguna sobre el nombre de la celda a la cual se hace referencia en cualquier situación, pues siempre llevará el dato de una columna y el dato de un renglón. Por ejemplo: 1. Identifica la celda D2, es la que está sombreada de amarillo. 2. Identifica la celda E4, es la que está sombreada de rosa. 3. Identifica la celda B1, es la que está sombreada de color morado.

Excel es un programa que cuenta con hojas de cálculo y libros de cálculo. Una hoja en inglés es una "Sheet" y lleva un número del 1 en adelante. Un libro en inglés es un "Workbook", el cual deberá ser guardado para conservar la información que hay en su interior.

Al ingresar a Excel verás que hay varias alternativas de distintas aplicaciones como agendas, calendarios, cartas, proyectos u otras plantillas que vienen pre-formateadas y con cierta funcionalidad. Si tienes oportunidad, ingresa a cada opción, para que conozcas los distintos tipos de plantillas que tiene Excel.

Recuerda que en Excel, una hoja de cálculo, puedes escribir números y letras en cada celda, y después, realizar todo tipo de cálculos matemáticos, ordenamiento de información, reportes o gráficas o un conjunto de todas las opciones.

Dentro de esta experiencia de aprendizaje revisaremos el caso de Karla, actualmente ella está trabajando en una de varias sucursales de una joyería. Le pidieron hacer un reporte de cuántas pulseras se han vendido en el mes de agosto. Ella tiene escrito en su libreta cuántas pulseras se vendieron cada día del mes de agosto, pero cuando intentó sumar todas las cantidades se revolvió.

Karla pudo haber seleccionado Hoja1 para pulseras, Hoja2 para aretes y Hoja3 para anillos. No importa cuál haya sido su selección, siempre y cuando se encargue de actualizar apropiadamente la información en cada caso. De cualquier forma que haya seleccionado hacer su captura, Karla creará una base de datos. Muchas veces, a un libro de Excel con mucha información se le llama base de datos. Gracias a las hojas de cálculo tú puedes generar bases de datos con cualquier información que desees guardar, una base de datos es:

Las hojas de cálculo son muy útiles, más si quieres llevar un registro con diferentes tipos de datos, como nombres, cantidades y dinero. Permiten que organices tu información y sea más fácil que la veas, entiendas y hagas operaciones matemáticas.

Instrucciones
1. Completa los enunciados. 2. Revisa la retroalimentación.

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