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Empacar los documentos para el archivo muerto es muy importante para asegurar que la información se pueda conservar a través del tiempo y no ocupe espacio en los otros archivos más activos.

Hay dos aspectos básicos que se deben cuidar al momento de empacar los documentos para el archivo muerto: 1. Se debe cuidar el lugar en el que se localizarán los documentos
2. Se debe definir quién realizará el traslado y quién tendrá acceso al archivo, es decir, el responsable del archivo. Revisa a continuación estos dos aspectos

Ventilación: el lugar que resguarda los documentos de una empresa debe tener buenas condiciones para mantener la información protegida. Se debe tener lo siguiente: a) Mínima humedad: se debe evitar los lugares cercanos a calderas y ductos de aire para que no se incremente la humedad y se arruinen los documentos.
b) Temperatura templada: es necesario que se coloquen los documentos en un lugar que no sea muy frío o muy caliente, para que los documentos no sufran cambios de temperatura y se dañen.

Disposición: el lugar donde se coloca el archivo muerto debe tener espacio suficiente para que se guarde la información y además se pueda consultar de manera fácil.

Localización: el archivo muerto se debe colocar en un lugar que sea accesible a la empresa, que esté cercano y sea fácil de acceder en caso de que sea necesario consultar información resguardada ahí.

Luz: las empresas deben colocar la iluminación adecuada para el depósito de archivo muerto. La iluminación es muy importante ya que no debe dañar los documentos y debe permitir la consulta correcta de la información. Si se cuidan esos cuatro aspectos, los documentos del archivo muerto se reguardarán adecuadamente.

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Lugar donde se localiza el archivo muerto Es de gran relevancia que se escoja un lugar ideal para localizar el archivo muerto, en especial si son documentos vitales para la empresa, se debe tener mucho cuidado para que no sufran de accidentes. Usualmente, las empresas dedican un lugar que no se utilice, cómo una bodega o ático sin verificar que ese lugar sea 100% seguro y se puede poner en riesgo la información. El depósito del archivo es el lugar especialmente adecuado y equipado para que se guarden los documentos de manera segura. Para que un depósito de archivo muerto sea seguro e ideal para el archivo muerto, una empresa y sus empleados deben cuidar las características de un buen depósito de archivo inactivo. Las características de un buen depósito de archivo son las siguientes:

Responsable de archivo Sin las personas, sería imposible poder empacar documentos para el archivo muerto. Por eso mismo, el responsable de archivo debe ser una persona honesta y cuidadosa para que la información no vaya a ser utilizada de otras maneras que no sean para fines de la empresa. Los responsables de archivo deben cumplir con los siguientes valores para poder brindar un buen manejo del archivo muerto:

La combinación de esos valores permite que las personas que son responsables del archivo puedan cumplir con los fines de la empresa.

Guías de ética en el manejo de documentos Cuando se manejan documentos y en especial el archivo muerto de la empresa, es importante que tú como responsable de archivo sigas las siguientes guías de ética en el manejo de documentos:

Conocimientos sobre el manejo de documentos Si tú deseas ser el responsable de archivo de una empresa, además de cumplir con los valores y guías de ética es necesario que cuentes con ciertos conocimientos en el manejo de documentos de la empresa en que trabajas. Para que te sea muy fácil ser el responsable del archivo, tú debes tener conocimientos de: • Los procedimientos de manejo de documentos de la empresa.
• El sistema de archivo que se tiene en la empresa.
• El orden y reglas para nombrar y clasificar documentos.
• Las leyes que la empresa tiene que cumplir sobre la protección de información de los documentos.

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Empacar de manera correcta los documentos para el archivo muerto es muy importante para mantenerlos protegidos, pero también es importante el lugar en el que se localiza y las personas que cuidan y manejan ese archivo.

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