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Respaldo electrónico Con este tipo de respaldo se guardan copias de documentos electrónicos. El respaldo electrónico puede realizarse de dos maneras: 1) Software: por medio de un programa se pueden hacer copias de los documentos del archivo electrónico que se desee.
2) Manual: la persona debe realizar las acciones para copiar y pegar los documentos del archivo electrónico. El lugar donde se respalda el archivo electrónico también puede variar. Hay tres lugares donde se puede respaldar información: 1) En la memoria de la computadora: mediante la generación de una copia de seguridad se puede hacer un respaldo de un archivo electrónico en la memoria de la computadora. 2) En un dispositivo externo: hay dispositivos de memorias que permiten respaldar archivos electrónicos. Sólo es necesario conectarlos a la computadora y copiar y pegar el archivo electrónico. Los dispositivos pueden ser: o Disco duro externo: es una memoria de gran capacidad, tiene un tamaño pequeño. o Dispositivos ópticos: son CD, DVD y Blue rays, que permiten guardar información en un disco compacto. o Memorias flash: son memorias muy pequeñas que son muy rápida al momento de usarse. Su capacidad depende del tamaño que tienen. o Servidor: un servidor es una gran computadora, usualmente de gran tamaño que permite almacenar grandes cantidades de información 3) En la red: es un servicio en el internet que permite guardar información y acceder a los documentos mediante páginas. La manera en que se realiza esto es a través de: o La nube: diversos sitios de internet ofrecen el servicio de guardar información mediante sus herramientas. Pueden tener o no costo. Como has ido aprendiendo, respaldar archivos requiere de mucha atención y de evaluación ante las opciones que se tienen para respaldar y el tipo de archivo que se va a respaldar. Si pones atención a los detalles, será muy fácil respaldar y se podrá utilizar de forma eficiente.

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Cantidad de información Hay diferentes tipos de respaldo que se pueden realizar según la cantidad de información que se vaya a respaldar: • Respaldo completo: en este tipo de respaldo, se hará una copia de todos los documentos completos y se utiliza en la primera vez que se realiza un respaldo. • Respaldo incremental: para este tipo de respaldo, sólo se copiarán aquellos documentos que vayan llegando al archivo después del primer respaldo. • Respaldo diferencial: se copiarán todos los documentos que vayan llegado al archivo, nuevos o modificados, y se seguirán c copiando una y otra vez, cada vez que haya un respaldo.

Lugar donde se ubica el respaldo Dado que el respaldo se debe colocar en un lugar seguro, a prueba de desastres naturales, temperatura y humedad, robos y accidentes, existen muchas opciones en dónde guardar el archivo. • Espacio exclusivo dentro de la empresa: si en la empresa existe un lugar disponible que cumpla con los requisitos de seguridad para un archivo, se puede ubicar el respaldo ahí. • Fuera de la empresa: hay opciones de bodegas que cumplen con requisitos de seguridad que permiten guardar respaldos de archivos, pero se debe pagar por este servicio.

Nivel de seguridad del respaldo Se debe elegir qué nivel de seguridad protegerá la información en caso de que sea muy confidencial o poco confidencial. • Seguridad física: se puede colocar un seguro de acceso con llave o código de seguridad en caso de archivos físicos. • Seguridad electrónica: en caso de respaldo electrónico se puede asignar un clave para poder ver el contenido del archivo electrónico.

Respaldo manual
Con este método de respaldo se maneja un archivo físico de papel. Puede haber variantes con este tipo de respaldo como: • Tipo de documentos: si se respaldan papeles o fotografías, elegir adecuadamente papel bond o papel fotográfico (depende del uso que se le vaya a dar al respaldo, pueden respaldarse fotos en papel bond). • Cómo se respaldará: existen dos opciones de respaldar información a. Fotocopiar los documentos de archivos y guardarlos físicamente.
b. Digitalizar los documentos del archivo mediante un escáner que guarda documentos cómo imágenes y otros formatos para que se puedan ver y guardar en la computadora. • Ubicación del respaldo manual: la localización del respaldo depende de los recursos de la empresa. Pueden ser gavetas en cuartos especiales para el archivo o bodegas para rentar.

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Un buen respaldo de archivo es aquel que se realizó con los pasos que conociste. Pero mientras se realiza un respaldo puede que haya situaciones que van a cambiar y debas decidir cómo se va a respaldar un archivo de la mejor manera posible. En esta sección conocerás 5 aspectos que pueden varían mientras haces un respaldo de archivo.

Instrucciones
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