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Tú ya conoces qué es un respaldo de archivos, también conoces la importancia de tener uno en la empresa y los beneficios que trae consigo. Por lo que seguramente quieres saber ¿cómo se puede hacer un respaldo de archivos?; así mismo quizás imaginas que basta con sacar fotocopias del archivo y guardarlas en un lugar, pero no es así, es necesario llevar a cabo diversos pasos para respaldar archivos. En la empresa, se le indicó a Fernando que comenzara a hacer el respaldo de los archivos que tienen actualmente. Le dijeron a Fernando que hiciera copias fotostáticas de cada documento que hay y las guarde en un cuarto protegido; pero Fernando les indicó que esa no es la manera correcta de respaldar archivos y que existen pasos para respaldar que ayudan a que el respaldo de archivo sea el indicado para la empresa.

1. Definir que se va a respaldar.
Se debe analizar los documentos que se tienen y seleccionar aquellos que se deben respaldar según su valor y relevancia.
La empresa debe determinar cuáles son aquellos documentos importantes de archivo que se deben respaldar. Se deben respaldar aquellos documentos que son muy importantes y representan un gran valor para la empresa. Algunos documentos que se deben respaldar son los siguientes:

• Valor administrativo: sirven para trámites.
• Valor jurídico: prueba de derechos y obligaciones.
• Valor fiscal: evidencia para secretarías de hacienda o economía.
• Valor técnico: informa sobre funciones en la empresa.
• Valor contable: sirve para mostrar sobre ingresos y egresos.
• Valor legal: es evidencia y prueba ante la ley.

2. Determinar el mejor momento Para que el respaldo de información sea consistente, debe especificarse cuándo y a qué hora se debe realizar esta actividad; así como debe elegirse a la persona encargada de realizar el respaldo del archivo. Esta persona debe ser responsable, cuidadosa, exacta y discreta con la información que va a manejar. También es importante que la persona que realiza el respaldo, se dedique por completo a esta actividad hasta terminarla, para asegurar que se realice correctamente.
Hay que determinar cada cuándo se debe hacer un respaldo.

3. Delimitar la vigencia de la información Es importante que se delimite el periodo de tiempo de la información que se va a respaldar; por lo que para este paso se debe especificar de cuánto tiempo atrás se respaldará la información. Puede que haya información que ya está obsoleta por ser de 10 años atrás. Se puede determinar el periodo si la información es válida, vigente y aún se consulta o utiliza.

4. Elegir el medio de respaldo Según el tipo de archivo que tenga la empresa, se debe elegir el medio de respaldo. Dependiendo de si se tienen los documentos en papel o electrónicos, se debe elegir cómo se respaldarán. Los métodos para respaldar son el manual y el electrónico, dependiendo de cada uno se realizará el siguiente paso.

6. Elegir ubicación del respaldo
Teniendo el respaldo del archivo es importante que se coloque en un lugar seguro. Este lugar seguro se debe elegir según los recursos que tenga la empresa y debe ser un lugar seguro contra robos, accidentes, humedad e incendios.

¿De qué manera respaldarías tu información personal? Cuando se realizan respaldos de archivos, no sólo es necesario que se hagan copias de los documentos que se tienen actualmente; es indispensable que se determine: • Qué es lo que se va a respaldar. • Quién lo hará • De qué manera lo llevara a cabo. Se deben considerar todos los aspectos para poder crear un respaldo de archivo eficiente.

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5. Respaldar.
Según el método se debe elegir la manera en que se van a respaldar la información. Si es manual se puede respaldar de manera física o pasar a electrónico. Si es el método electrónico se debe respaldar de la misma manera, por medio de un dispositivo electrónico o en la computadora.
Si se desea respaldar la información de manera manual se puede realizar lo siguiente: • Fotocopiar y almacenar los documentos: teniendo los documentos físicos, en papel, se puede hacer un respaldo con copias de cada documento. Después de la copia, se debe guardar según los criterios de archivo que se tengan en la empresa.
• Digitalizar y guardar electrónicamente: otra opción es que si se tienen los documentos en papel, se pueden digitalizar y guardar electrónicamente en algún dispositivo.
En caso de que se respalde un archivo electrónico, sólo es necesario que se elija entre: a) Respaldo en la computadora: se hace una copia de los documentos dentro de la computadora o de otra computadora. b) Respaldo en dispositivo externo: se guardan los documentos que contiene el archivo en dispositivos externos y no en la computadora

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