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1. Identificar la clasificación de archivo y cómo está ordenado. Para este paso, sólo debes ver los nombres de los documentos que se encuentran dentro de las carpetas. Después, debes identificar si los nombres están ordenados por alfabeto, número, lugar, fecha o tema.

2. Conocer el contenido correcto. Aquí también debes consultar e investigar qué documentos son los que deberían estar en ese archivo.

3. Determinar si el contenido está completo y ubicar faltantes. Ya que conoces lo que debe haber en cada expediente y carpeta, es necesario que indiques si falta algo.

4. Verificar el sistema de clasificación. Para este paso, debes observar cómo se llama la carpeta que contiene todos los documentos e identificar si es una clave, palabra o número.

5. Solicitar la información faltante. La información que hace falta para completar el archivo debe ser solicitada a las personas encargadas. Puedes requerir los documentos o información a través de correo electrónico o en persona.

6. Completar y reordenar el archivo. Ya que recibiste la información faltante, debes agregarla a la carpeta correspondiente. En el caso de la computadora, tal vez es necesario que cambies algún nombre para que se ordenen correctamente los documentos. Para cambiar los nombres de los documentos es necesario que esté cerrado el documento y: a) Abrir la carpeta donde se encuentre el documento
b) Hacer clic derecho sobre el nombre y elegir la opción "Cambiar nombre".
c) Escribe el nombre y presiona el botón Enter. Recuerda que la computadora ordena los documentos según lo que contenga el nombre, primero los números y después las letras, ambos de manera ascendente.

7. Documentar el proceso. Cualquier cambio o elemento que hayas agregado es necesario que lo registres para próximas consultas o arreglos. Puedes crear un documento de texto con la fecha, el nombre de la persona quien arregló el archivo, y documentar los cambios realizados.

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Ahora ya sabes cómo arreglar archivos desordenados que contienen documentos escritos. ¿Pero qué hay de los documentos electrónicos? Los archivos que se encuentran en tu computadora también pueden ser arreglados. Los documentos que se encuentran en una computadora pueden ser arreglados directamente en carpetas de archivo o hacer subcarpetas como expedientes. Eso lo eliges tú. Puedes seguir los mismos siete pasos para arreglar archivos desordenados y aplicarlo al archivo electrónico de la siguiente manera.

Ahora ya conoces cómo arreglar archivos desordenados, pero, ¿qué es lo que puedes hacer para evitar que se desorganicen los archivos en próximas ocasiones? Tú puedes prevenir archivos desordenados, utilizando los tres pasos de prevención del desorden (identificación, valoración, y selección,). Además, es conveniente que conozcas las características de un buen archivo, tanto físico como electrónico. Para ello, sigue las siguientes recomendaciones:

Si tienes en cuenta las consideraciones anteriores, podrás mantener los archivos en orden y tendrás un mejor control sobre los documentos. Si tú eres encargado de archivar documentos o mantenerlos siempre ordenarlos, comparte estas recomendaciones con las demás personas que utilizan el archivo, de tal forma que todos trabajen bajo los mismo lineamientos.

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