Tema2

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¿Por qué es importante tener un archivo en orden? Porque existen grandes beneficios cuando hay orden. Algunos beneficios son los siguientes:

• El ahorro en tiempo y esfuerzo de buscar. • La protección de los documentos. • La prevención de la repetición de la información

Como Lorena tiene que trabajar con los reportes semestrales de dos años hacia atrás, ella tiene que arreglar el archivo que se encuentra en desorden. ¿Cómo va a arreglar ese archivo?
Para hacerlo, ella tiene que llevar a cabo siete pasos para poder arreglar completamente el archivo, los cuales le ayudarán a conocer el contenido de los documentos, completarlo y ordenarlo de nuevo.

1. Identificar la clasificación de archivo y cómo está ordenado. Los archivos pueden ser de diferentes tipos (centralizado o descentralizado; activos, semi-activos e inactivos; administrativo, central e histórico), debes saber qué tipo de archivo es, para saber cómo se usa en la oficina. Además debes conocer si los documentos dentro del archivo están ordenados por alfabeto, número, fecha, lugar o tema. -El archivo que va a arreglar Lorena es el central, es decir aquél que contiene documentos que ya se tramitaron pero se siguen consultando. Los reportes que Lorena está buscando se colocaron por fecha en un inicio, pero ya no están en orden.

2. Conocer el contenido correcto. Se debe consultar o investigar qué expedientes deben estar dentro de ese archivo. Para los expedientes, también se tiene que identificar qué documentos debe contener cada expediente. - Lorena le preguntó a su jefe qué es lo que debe contener el archivo. Su jefe le comentó que deben estar los reportes semestrales de tres años hacia atrás es decir, seis reportes semestrales, dos por cada año. Un expediente por año, cada expediente con dos reportes.

3. Determinar si el contenido está completo y ubicar faltantes. Se debe hacer un recuento de los documentos que se encuentran en el archivo y compararlos con los que debería haber. En caso de que no concuerden los documentos que deben estar y los que realmente están, se debe indicar. - Lorena en este paso se dio cuenta de que faltan 2 reportes que corresponden al tercer año. Sin esos dos reportes, el archivo está incompleto, Lorena hizo una anotación de lo que falta en ese archivo.

4. Verificar el sistema de clasificación. En este paso se debe conocer cómo está clasificado o nombrado el archivo. Puede que el archivo se clasifique por palabras, claves o números. - Para verificar cómo está clasificado el archivo, Lorena observó el nombre del archivo que está colocado en el cajón. El nombre que se le asignó es REPVTAS, ya que contiene los reportes de ventas. Lorena también verificó los nombres de los expedientes: Repvtas_2012 y Repvtas_2013, por lo que el expediente faltante es el Repvtas_2011.

5. Solicitar la información faltante. Un archivo debe estar completo para que se pueda arreglar. En este paso, se deben solicitar los faltantes a las personas que utilizan o realizan los documentos. Puede ser que haya personas que utilizaron los documentos y no los regresaron, en este caso se les debe pedir que los regresen. - Cuando Lorena estaba buscando el expediente con los dos reportes faltantes, preguntó quién realizaba esos reportes de ventas, en este caso, el departamento de ventas; así que Lorena fue a pedirlos para completar el archivo.

6. Completar y ordenar el archivo. En este paso, ya que se solicitaron los documentos faltantes, se deben colocar en su expediente y luego en su archivo. Recuerda que los documentos se deben colocar en carpetas (expedientes) para que no se revuelvan. - Después de que se le entregaron a Lorena los dos reportes fal
tantes, ella rotuló una carpeta con el nombre faltante Repvtas_2011, puso ahí los reportes que le entregaron y la colocó donde se encuentran los demás expedientes de reportes, para completar el archivo y reordenarlos por fecha. Así como Lorena, recuerda verificar 2 veces que el orden sea el correcto.

7. Documentar el proceso. Para este paso, se debe elaborar un documento que explique qué es lo que se realizó con el archivo. Puede explicarse si se cambió la clasificación del archivo, o el orden de los documentos. Es importante que se haga una lista de los documentos que se encuentran en ese archivo, para facilitar arreglarlos después. Agrega la fecha en que se realizó el arreglo y por quién. - En este paso, Lorena hizo una hoja donde especificaba qué documentos se encuentran en el archivo central y el orden en que se acomodaron los documentos. Así como una breve explicación de la clasificación, la fecha en que se ordenó y quién fue la responsable.

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