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Día a día necesitas todo tipo de información para trabajar o realizar actividades, en especial, seguramente tu principal interacción es con documentos. Para realizar tu trabajo de auxiliar de oficina de forma eficiente, es necesario que esos documentos se encuentren en orden, si no lo están, será muy difícil trabajar. Imagina que te piden un reporte del año pasado. Si los reportes están en desorden, ¿cómo vas a encontrarlo? Es necesario ordenarlo, de forma que te sea más fácil obtener la información. Para iniciar tu reto de arreglar archivos desordenados, recuerda que un conjunto de documentos relacionados entre sí forman un expediente. Un conjunto de expedientes conforman un archivo.

En muchas ocasiones los documentos no se archivan de la manera correcta, no se clasifican, organizan y almacenan con cierto criterio. Recuerda, si no se tiene un archivo ordenado, se perjudicarán todas las actividades realizadas en la empresa.

Etapa 1. Identificación: esta etapa comprende la investigación de la categoría a la que pertenecen los documentos. Es decir, si pertenece a una persona, a la empresa o a un departamento identificable de la empresa. Ana, auxiliar de oficina en el área de marketing, encontró unas órdenes de compra de materiales, las cuales pertenecen al área de compras.

Etapa 2. Valoración: para esta etapa se tiene que determinar a qué tipo de archivo va a pertenecer el documento, por su organización. Los archivos pueden ser: o Centralizados o descentralizados. Si se encuentran en un sólo lugar para toda la empresa son centralizados. Si existen archivos para cada unidad o departamento es descentralizado. En el caso de las órdenes de compra, como eran facturas de materiales, son documentos descentralizados, ya que pertenecen al departamento de compras. o Activos, semi activos o inactivos. Si se utilizan los documentos varias veces al año son activos, si se utilizan una vez al año son semi activos y si se utilizan cada dos años o más son inactivos. Como las facturas las utilizan varias veces al año, éstas son activas. o Administrativos, centrales o históricos. Los documentos que están en trámite y uso se encuentran en el archivo administrativo; aquéllos que ya se tramitaron pero se siguen consultando están en el central; y aquéllos documentos que ya no se utilizarán pero se deben conservar se encuentran en el archivo histórico. Estas facturas son administrativas porque necesitan ser tramitadas por compras.

Etapa 3. Selección: en esta etapa el documento se coloca en su lugar correspondiente, previamente identificado, valorado y seleccionado. Ana llevó las facturas al archivo correspondiente:

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Lorena, quien trabaja como auxiliar administrativa en un hotel, se encontró con que el archivo central del hotel está desordenado. Los reportes semestrales de los dos años anteriores se encuentran revueltos, por lo que le resulta muy difícil encontrar los documentos indicados. Al ver la situación, Lorena decidió que es necesario arreglar ese archivo que se encuentra en desorden. Para lograr eso, ella necesita ordenar los documentos que se encuentran actualmente en ese archivo. Para Lorena ordenar es:

¿Cuáles son las consideraciones que se deben tener en cuenta para poder ordenar los archivos?
Al momento de archivar, las personas que realizan esta tarea deben tomar en cuenta lo siguiente, para no causar que los archivos se desordenen: • Verificar qué se está guardando en el archivo. • Revisar, durante cuánto tiempo se guardará en el archivo. • Determinar qué personas tendrán acceso. • Validar qué tanta confidencialidad deben tener, si se debe proteger la información con llave. • Definir quién es la persona responsable de mantener el archivo. • Establecer la frecuencia con la que se consulta, cuántas veces en el año. Los documentos siempre deben tener un orden, de lo contrario se hace más lento y difícil el trabajo. Cuando se archivan documentos, debes tener en cuenta las tres etapas de prevención del desorden y las recomendaciones descritas, para evitar que en un futuro se tengan que arreglar los archivos desordenados.

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En el caso del archivo central que se encuentra desordenado, y considerando que los reportes semestrales de los dos años anteriores se encuentran revueltos, se deben realizar dos actividades para poder ordenarlos: 1. Clasificar en el archivo según un criterio. 2. Hacer un diagnóstico de lo que hay en el archivo 3. Determinar cómo se puede ordenar de nuevo.

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