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Para este paso, lo que tienes que hacer es pensar en los detalles de lo que estás buscando. • Qué tipo de documento es: es un manual, informe, solicitud; o bien, si estás buscando fotografías, videos, textos, facturas o reseñas. • Qué uso se le da a ese documento. Si es sólo para informar, o para copiar, para reproducir. • Con qué frecuencia se utiliza ese documento. Si se utiliza varias veces al año, si se usa cada año o bien, si se utiliza cada dos años o más. En este paso, Gustavo sabe que está buscando el manual de inscripción de los estudiantes, y el uso que se le dará es para revisión. Se le indicó a Gustavo que usualmente se revisa cada año este manual.

Ya sabes qué es lo que vas a buscar, pero ahora debes pensar en dónde está. Los documentos normalmente se localizan en cajas, cajones o en carpetas que se sitúan en libreros. Para esto, debes consultar con tus compañeros de trabajo. Considera también lo siguiente: • Si es un documento que se utiliza muy seguido, varias veces al año, está en un lugar muy accesible.
• Si es un documento que se utiliza cada año, se encontrará apartado.Pero si es un documento que se utiliza cada dos años o más, estará muy apartado y bien guardado. Gustavo sabe que ese documento se utiliza cada año, por lo que debe de ir a buscarlo a un mueble con otros documentos. Él preguntó a su jefe y éste le mencionó que ese manual se encuentra en el segundo piso de las oficinas, en el estante de en medio del cuarto de archivo.

En algunas ocasiones los documentos que necesitas pueden contener información confidencial, o bien es información que se resguarda con más criterios de seguridad. Consulta con la persona encargada de manejar esa información si puedes buscar entre esos documentos. El manual de inscripciones es un documento que cualquiera en la escuela puede consultar, pero con la discreción de no compartirlo con nadie más que trabaje fuera de la escuela. Así que Gustavo no tuvo problema al tomar ese documento del estante.

En algunas ocasiones, las empresas determinan las horas para poder dar acceso a documentos. O también puede que sea necesario que alguna persona te de acceso a esos documentos; esta persona puede tener un horario específico para buscar documentos. El cuarto donde se encuentran los documentos de la escuela está a cargo de una persona. Gustavo puede consultar y utilizar el manual siempre y cuando esté la persona encargada, por lo que debe de asegurarse de conocer el horario de esa persona.

Una vez que sepas dónde está el documento, en qué momento lo puedes buscar y tengas el permiso para consultarlo, puedes seguir avanzando en los ocho pasos. Para este paso, debes identificar cómo están ordenados esos documentos; los documentos se pueden ordenar según: • Por alfabeto: según las letras del abecedario. Esto es si contiene nombres de personas o empresas.
• Por número: se ordenan según alguna numeración. Los números pueden ser folios ya establecidos o por matrícula u otro criterio numérico como consecutivo por orden de llegada al archivo.
• Por fecha: se ordenan cronológicamente. Los documentos contienen fechas de creación o vencimiento.
• Por geografía: según la localidad que mencionan. Puedes ser ciudades o países o ambas.
• Por temas: según asuntos o departamentos. Se agrupan según el tema al que pertenezcan y también por abecedario. Los manuales de la escuela están organizados por números que son claves creadas por los empleados, por lo que Gustavo debe de preguntar o investigar cuál es el número de ese manual.

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Probablemente te imaginas que buscar un documento puede ser complicado, porque sumergirte en estantes o cajones llenos de documentos te llevaría mucho tiempo. Pero no te preocupes, si tú necesitas buscar documentos, existen pasos que pueden facilitarte esta actividad.

Este es el momento en que directamente estás examinando entre los documentos para encontrar el que tú quieres. Es importante que al momento de estar buscando, lo hagas con el mayor orden posible, recordando dónde estaba exactamente. La persona encargada de los documentos le compartió la clave del manual a Gustavo. Con mucho cuidado de no desordenar los documentos, Gustavo buscó el manual de inscripciones de alumnos y lo encontró.

Tú estás buscando ese documento para un propósito en específico. En este paso debes realizar aquella actividad necesaria con la información contenida en el documento. Considera cuidar el documento, ya que algunas hojas, fotografías o diagramas pueden ser delicados. Ya con el documento en sus manos, Gustavo tomó fotocopias para poder hacer observaciones y compartirlas con su jefe.

Finalmente, después de haber buscado y utilizado el documento, debes regresarlo a su lugar. Puede que sólo debas de regresarlo a la persona encargada de los documentos. O tal vez, es necesario que tú pongas en el lugar correcto el documento.
En este caso, Gustavo regresó a la persona indicada el documento para asegurar que no se colocara en un orden incorrecto.

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En las ocasiones en las que vayas a buscar documentos, hay ciertas consideraciones que debes tomar. Debes tener cuidado debido a que estás manejando información importante y privada de la empresa. Considera lo siguiente:

Como muchas actividades, buscar documentos requiere una serie de pasos. ¿Qué te parecería buscar un documento, pero sin seguir los ocho pasos?, perderías mucho tiempo buscando. Es muy importante que recuerdes que algunos documentos son delicados, y deben tratarse con discreción, es decir no compartirlos y tenerlos siempre guardados.

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