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Así es, también la información que se genere y reciba en la computadora y sirva para realizar alguna actividad conforma un documento, en este caso electrónico. Así como es importante ordenar documentos en papel, también es importante ordenar los documentos en la computadora. Si no se ordenan en la computadora, es igual que en papel, será difícil encontrarlos y utilizarlos. Entonces, como vas a ordenar documentos electrónicos, en tu computadora, lo importante es que sepas cómo nombraste los documentos y dónde los guardaste. Pero primero hay que conocer dónde están los documentos y cómo están organizados.

Ahora conocerás la forma de ordenar los documentos en Microsoft Office. Es muy fácil ordenar tus documentos en la computadora, primero debes conocer dónde están. Para conocer los documentos en tu computadora debes realizar lo siguiente:

Ordenar los documentos por su nombre Para que puedas ordenar tus documentos por su nombre, puedes hacerlo de dos maneras: 1. Al momento de guardar el documento, tú puedes elegir el nombre del archivo. Si eliges un nombre mixto con números y letras, se ordenará por ese número y/o letra. (Nota: nombres de documentos no se pueden repetir). Ejemplo: Archivo 131102 es una forma de llamar al documento usando la notación nombre-fecha y se ordenará alfabéticamente en tu computadora. La fecha 131102 equivale a 2013-11-02. También lo puedes nombrar como 131102 Archivo y se ordenará por fecha en tu computadora. 2. Puedes ver el documento en la carpeta en donde se encuentra, hacer clic derecho sobre el nombre y hacer clic en la opción “Cambiar nombre”. Sólo debes escribir en el espacio que aparecerá. Naturalmente querrás que los documentos que tienes en la computadora estén también en folders o carpetas que puedas identificar. ¡En la computadora también se puede! Tú puedes crear cuantas carpetas quieras y guardar ahí los documentos en orden. (Nota: las carpetas también se ordenan por número y alfabeto). Para poder encontrar un documento, es necesario que recuerdes dónde lo dejaste y cuándo lo usaste, ¿verdad? Tú sabes que es imposible recordar todo, así que la manera en que encuentres un documento es siendo organizado en tus actividades. Si eres organizado, no tendrás problema en encontrar siempre lo que buscas.

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Ya conoces dónde están los documentos, ahora es necesario que sepas cómo nombrarlos para poder ordenarlos. Es importante que sepas que la computadora ordenará los documentos por su nombre de manera ascendente (o descendente si así lo eliges), tomando lo primero que contiene el nombre del documento. Si el nombre del archivo inicia con un número, la computadora irá ordenando primero por los números y después por las letras que contenga el nombre; a continuación se presenta el orden que toma la computadora:

a. Primero por número
b. Después por alfabeto - Ejemplo de orden  1 Carta  2 Prueba  2 Solicitud  Carta  Prueba

Crear carpetas en la computadora Los pasos para crear carpetas en la computadora, específicamente en Documentos, son los siguientes:

Organización
Puedes organizar los documentos por:
• Orden alfabético • Orden numérico • Orden geográfico
• Orden cronológico • Orden por tema o asunto

Recomendaciones Algunas recomendaciones que puedes tener en cuenta para tener siempre ordenados tus documentos son las siguientes:
• Procura que todos tus documentos y carpetas estén guardados en la carpeta de Documentos.
• Puedes facilitar la organización con carpetas que tengan nombres de años.
• Sé específico cuando pongas nombres para que identifiques los documentos fácilmente.

Ventajas Algunas de las ventajas de guardar los documentos electrónicamente son las siguientes:
- No están expuestos al deterioro por el paso del tiempo.
- Puedes compartirlos con mayor facilidad.
- Sirven de respaldo para los documentos físicos.
Cuando no recuerdas donde los guardaste, puedes buscarlos en el menú de inicio como muestra la siguiente imagen:

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Todos los documentos se pueden ordenar para su fácil aprovechamiento, tanto los físicos como los electrónicos. Sólo es necesario que tú nombres carpetas y documentos claros y precisos para que encuentres la información fácilmente.

Instrucciones
1. Selecciona para cada enunciado una V si la aseveración es verdadera, y F si es falsa.
2. Lee la retroalimentación automática que recibirás.
3. Haz clic en Retroalimentación.

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