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Orden alfabético
Se tiene en cuenta el abecedario para ordenar documentos que contenagn nombres de personas y empresas u organizaciones. Recomendación
Recuerda que al ordenar nombres es más conveniente ordenar por los apellidos. Ejemplos:
• Álvarez Rodríguez, Alejandra
• Sánchez García, Rubén

Orden numérico
Se da un orden según números. Tú le puedes asignar un número, o ya puede tener un número asignado. Recomendación
Consulta si ya hay un orden numérico establecido antes de asignar números a documentos o carpetas.

Orden geográfico
Se debe organizar los documentos según las zonas geográficas o localidades a las que pertenecen. Recomendación
Si el documento contiene el nombre de una persona, primero se ordena por el lugar y después se indica el nombre de la persona.

Orden cronológico
Se ordena según la fecha que viene marcada en el documento. Recomendación
Es importante verificar si son fechas de vencimientos de asuntos importantes, en cuyo caso hay que revisarlos regularmente.

Orden por tema o asunto
Se debe ordenar según temas a los que correspondan. Por ejemplo ventas, recursos humanos, etc. Recomendación
Cuando ordenes según tema, también es necesario aplicar un orden alfabético o numérico.

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Ordenar documentos facilita no sólo la consulta de información, sino también agiliza las actividades que se tienen que realizar en el trabajo. Te puedes preguntar…

¿Cuáles son las maneras en que puedes ordenar y organizar los documentos de la oficina en la que laboras como auxiliar de oficina? Sofía se ha encontrado con una gran cantidad de documentos en la oficina de bienes raíces. Ella no tiene idea de qué manera puede acomodarlos para que tanto ella, como sus compañeros, puedan utilizar la información de esos documentos. Mientras ella pensaba en cómo ordenarlos, una compañera le mencionó que tenía diferentes opciones para ordenar documentos. Las opciones que le mencionaron a Sofía son las siguientes.

Sabiendo las maneras en que se pueden ordenar los documentos, Sofía decidió ordenar todos los documentos por asunto y orden alfabético. Así las personas cuando quieran consultar algún documento, saben que deben buscar por tema y alfabeto.
Ejemplo:
• Contratos (tipo de documento) o Contratos de proveedores (asunto)

Puedes considerar las siguientes características cuando ordenes documentos:
• Procedencia: o Pueden ser internos, es decir dentro de la empresa. o Externos, provienen de fuera de la empresa.
• Contenido: o Operaciones, pagos, facturas. o Referencias, informes, reportes.
• Conservación: o Permanente, se deben guardar por tiempo indefinido, como escrituras. o Temporales, son necesarios un tiempo determinado, invitaciones o publicidad.
• Consulta: o Activos, los que utilizan en el transcurso del año. o Semi-activos, se utilizaron hace un año. o Inactivos, son aquellos que no se utilizan desde hace dos años o más.

Cómo organizar y dónde colocar los documentos Las características antes mencionadas, te podrán dar una idea de cómo organizar y dónde colocar los documentos de la empresa.
Por ejemplo, Sofía tiene que ordenar los contratos de la empresa de hace tres años. Lo que Sofía tomó en cuenta es lo siguiente:
o Como son documentos que contienen nombres, los ordenará por apellidos según el alfabeto.
o Y como son contratos desde hace tres años, o inactivos, ella colocará la carpeta en un lugar alejado, ya que no será necesario consultar información tan antigua. Ejemplo:
• Contratos (tipo de documento) o Vigentes  Contratos de proveedores (asunto)  Contratos de confidencialidad (asunto) • Alvarado Rodríguez, Juan (orden alfabético) • Contreras Elizondo, Jaime (orden alfabético)
o No vigentes  Contratos de proveedores 2011 (asunto)  Contratos de proveedores 2012 • Agencias de publicidad (orden alfabético) • Contadores • Electricistas

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Una vez que ya tengas ordenados tus documentos según cierto criterio establecido, puedes tomar otras consideraciones. Los documentos que generes o recibas pueden tener ciertas características que te pueden ayudar a ordenarlos y colocarlos en su lugar.

¿Cómo ordenarías cartas que reciben la empresa? De ahora en adelante, tú sabes que los documentos se pueden ordenar según diferentes criterios, como alfabeto, tema o fecha; también sabes que según sus características puedes colocarlos en lugares adecuados para su consulta.

Instrucciones
1. Relaciona la descripción con las opciones. 2. Haz clic en Retroalimentación.

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