Conclusion

Archivo

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Si la organización en la que trabajas te ha hecho responsable de organizar o administrar alguno de sus archivos, ¡muchas felicidades!, eso quiere decir que te has ganado la confianza de tus superiores. La persona que maneja los archivos es una persona que tiene acceso a toda, o casi toda, la información de la organización. La información es un tesoro que hay que cuidar muy bien y responder a la confianza en ti depositada con lealtad, esmero y responsabilidad. Mantener el orden constante es una gran responsabilidad. Administrar y conservar documentos es una profesión que se hace por selección, no por obligación. Esto quiere decir que, para lograr la meta de orden de los archivos es imperante que desees hacerlo. Si no crees en el orden, mejor busca destacar en otros aspectos de tu profesión como auxiliar de oficina.

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Imagínate si en una auditoría crítica para la empresa no encuentras un documento legal muy importante. Esto pued provocar que la empresa sea multada. Es tan delicado el tema de los archivos, que hasta existen muebles con blindaje contra terremotos, inundaciones y catástrofes naturales. Son muebles muy costosos que algunos empresarios han comprado para los documentos más importantes de su empresa. Actualmente, se pueden escanear todos los documentos físicos para evitar que se pierdan bajo cualquier circunstancia. Esta tarea es muy importante también. Se pueden guardar en la nube para que los interesados los puedan consultar cuando sea necesario. La búsqueda en la computadora es muy ágil y dinámica, pues con operadores de búsqueda se ahorra mucho tiempo.

Recuerda que un buen respaldo tiene las siguientes características:  Es confiable
 Se localiza en un lugar seguro
 Es fácil y rápido de consultar Por último, piensa en el archivo de documentos no activos o archivo muerto. Su conservación es muy importante para la historia de la empresa. Sin embargo, en unos años, nadie debería tener un archivo muerto, sólo los museos y bibliotecas.

Piensa en esto: aunque estamos viviendo una cultura mucho más ecológica que hace unos años, todavía hay en las empresas cosas que se imprimen en papel. No debería haber nada en papel. Esos volúmenes impresionantes de facturas u otros documentos administrativos ya quedaron en el olvido. Ya no hay necesidad de imprimir prácticamente nada.
Súmate a la cultura ecológica, trata de ser portadora de un mensaje verde y evita imprimir y solicita a los demás que no impriman.

Las personas que tienen la capacidad de poner orden en un caos, son personas muy valoradas por las organizaciones. Se dice que una persona puede poner orden solamente si piensa de forma estructurada. Los pasos de este curso son una forma de ayudarte a pensar de forma estructurada y facilitarte la tarea de clasificar y ordenar archivos.

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