Introducción

HOJA ELECTRÓNICA DE CÁLCULO EXCEL

Con el objetivo de facilitar la tarea del tutor en línea de CONALEP hemos elaborado el siguiente documento que describe las principales características de la hoja electrónica de cálculo de Microsoft Excel.

Al final se incluye una hoja a manera de plantilla que se podrá bajar al disco duro de la computadora en la que está trabajando. Con ella, el tutor únicamente tendrá que alimentar los datos de sus alumnos y conocer algunos de los procesos más comunes para manejo de información. Además, se presentan dos ejercicios prácticos con el fin de que durante su desarrollo se apliquen las características que se describen en este documento.

¿Qué es una hoja electrónica de cálculo?

Una hoja electrónica de cálculo (spreadsheet) facilita la tarea de realizar operaciones numéricas. La hoja electrónica de cálculo es un modelo numérico o la representación de una situación real que hace uso de la computadora para efectuar operaciones numéricas de una manera rápida y exacta. Esta herramienta es ideal para realizar análisis financieros, construir modelos matemáticos y de negocios, eficientizar el proceso de toma de decisiones y resolver problemas.

En términos sencillos, podríamos decir que el uso de una hoja electrónica se reduce a introducir la información que será utilizada y luego indicar a la computadora cómo se desea manipular esa información. En este punto, parecería que con una calculadora de bolsillo podríamos hacer lo mismo, sin embargo, en la medida que aumentemos la cantidad de información y los cálculos que realicemos con ellos, este herramienta se volverá difícil de usar. La principal desventaja de la mayoría de las calculadoras es que se pueden almacenar los números que se introducen, pero no es fácil verlos juntos y esto dificulta el proceso de verificar con exactitud. Además, es difícil modificar los números una vez que fueron introducidos. En contraste, el diseño tipo matriz (renglones y columnas) de una hoja electrónica permite por un lado tener la información visible en pantalla, y por otro, ubicar individualmente los datos en cada casilla (celda). Adicionalmente se les pueden aplicar diferentes criterios de evaluación (operaciones, fórmulas, ciclos, etc.) para evaluar "automáticamente" la serie de instrucciones predefinidas y aplicar algún formato visual que se adecúe a las necesidades de cada usuario. Otra ventaja de las hojas electrónicas es que agiliza el trabajo ya que se obtienen resultados después de efectuar cálculos a los datos originales, se puede modificar ya sea el proceso o los datos originales para obtener un resultado final diferente.

Proceso de creación de una hoja electrónica de cálculo

La planeación de una hoja electrónica de cálculo requiere de conocer la información que se manejará y de los procesos de cálculo para finalmente contar con una hoja bien organizada y confiable.

Al crear una hoja electrónica de cálculo, se recomienda seguir los siguientes pasos:

Determinar el objetivo final de la hoja electrónica de cálculo, es decir, cuál es el resultado que se espera obtener al utilizar la herramienta. Este paso justificará o no el uso de la hoja electrónica de cálculo. Por ejemplo, un objetivo podría ser determinar el costo total de realizar un viaje para tomar la decisión de llevarlo acabo o no.
Realizar una lista de información necesaria para poder resolver el problema. Este paso contempla todos los datos básicos (constantes y variables) que deben ser considerados para llegar a la respuesta del problema. Por ejemplo: para el caso del viaje, se necesitará costo del transporte, la estancia en el hotel, comida, diversiones, propinas, etc.
Listar los cálculos y fórmulas esenciales para llegar a la solución del problema. Por el ejemplo del viaje, las operaciones se refieren a la suma de los costos de transporte, hotel, comida, etc.
Introducir los números y etiquetas (o títulos para identificar los datos que se incluyen). Además es recomendable colocar un título al principio de la hoja electrónica, por ejemplo: Viaje a Cancún.
Introducir las fórmulas en la hoja electrónica de cálculo.
Interpretación de los resultados obtenidos. Una forma sencilla de realizar este paso es contestarse la siguiente pregunta: ¿La información resultante tiene sentido? Hay una frase que se utiliza en inglés, que dice: "Garbage In, Garbage Out" y se refiere al hecho de que si la información que se introduce no es correcta, entonces por ende, los resultados tampoco, no importa que el proceso que se le aplique sea el correcto. Si tradujéramos literalmente la frase diría: "Si entra basura, entonces sale basura".
Modificar la presentación de la información para mejorar su aspecto dependiendo del uso que se le vaya a dar.

La aplicación de las hojas electrónicas de cálculo en los diferentes medios o ambientes de trabajo es muy extensa. Podríamos mencionar algunas aplicaciones como: en educación, se utiliza para llevar el registro de las calificaciones, evaluaciones de los alumnos; en el hogar, se emplea para registrar los gastos (entradas y salidas) de dinero; en la industria, para registrar las muestras de los productos para posteriormente generar estadísticas.

Las hojas electrónicas de cálculo han evolucionado trascendentalmente integrando diferentes herramientas de apoyo para facilitar la comprensión de la información generada como gráficas, tablas dinámicas, y ligas a Internet por mencionar algunas, pero la parte más importante de las hojas electrónicas es la aplicación que USTED le dará relacionada a su área laboral.

INICIANDO CON MICROSOFT EXCEL

Abrir la aplicación

Antes de comenzar a procesar información en una hoja electrónica de cálculo lo primero es abrir la aplicación diseñada para esto, a continuación se presentan los pasos para ejecutar la aplicación Microsoft Excel.

Dar un clic en el botón Inicio (Start) de su computadora, localizado en la barra de tareas, para desplegar el contenido del menú Inicio (Start).
Desplazar el puntero del ratón sobre la opción Programas (Programs).
Localizar en el nuevo submenú que aparece, la opción Microsoft Excel () y dar un clic sobre ésta.

Área de trabajo de Microsoft Excel

Una hoja de cálculo de Excel tiene un diseño de matríz con los siguientes elementos (ver figura #1):

Figura # 1

Barra de Título. Incluye en nombre de la aplicación y el nombre del archivo activo.
Barra de Fórmulas. Recuadro que presenta el valor constante o fórmula de la celda activa.
Barra de Desplazamiento Vertical. Permite ver la información de la hoja de cálculo a lo largo, lo que permite visualizar el contenido en forma vertical.
Barra de Desplazamiento Horizontal. Realiza la misma función que la barra de desplazamiento vertical, sólo que la información la desplaza horizontalmente.
Hojas de Trabajo. Si un libro de trabajo contiene varias hojas de cálculo la ubicación de las mismas será en la parte inferior.
Encabezado de Filas. Ubicación de los identificadores de cada fila. En una hoja de cálculo una fila está definida como un espacio horizontal que cruza la ventana. Los números se utilizan para identificar cada una de las filas de una hoja de trabajo. Una hoja de Excel está compuesta por 65,536 filas.
Cuadro de Nombres. Recuadro que muestra la ubicación de la celda seleccionada y/o rango de celdas.
Encabezado de Columnas. Ubicación de los identificadores de cada columna. En una hoja de cálculo una columna está definida como un espacio vertical que abarca de arriba hacia abajo la ventana. Las letras se utilizan para identificar cada una de las columnas de una hoja de trabajo. Una hoja de Excel está compuesta por 256 columnas.
Barra de Herramientas. Botones de comandos, opciones de menú, que al seleccionarlos realizan diferentes acciones.
Barra de Menús. Nombre de los menús disponibles en la aplicación para realizar acciones; cada uno de los menús incluye opciones específicas que pueden ser aplicadas al documento.

*Celda activa (seleccionada). Tiene un borde ancho que la rodea, el título en el encabezado de la columna y fila a la que corresponde se resalta. En la celda activa se puede introducir nuevos datos o editar los datos que contiene.

La referencia (posición) de la celda activa se identifica por la intersección de la columna y la fila como en una matriz. En la figura 1, la referencia de la celda activa es B3, es decir, la intersección de la columna B y la fila 3.

Opciones más utilizadas de los principales menús en Microsoft Excel

Las funciones que se pueden realizar en Microsoft Excel se encuentran agrupadas de acuerdo a sus características en categorías denominadas menú. La barra de menús se localiza en la parte superior de la ventana de trabajo de Microsoft Excel (ver figura 1).

Para accesar la información de cada menú, es necesario colocar el apuntador del ratón sobre el nombre del menú que se desee consultar y dar un clic sobre el nombre. La acción anterior desplegará una lista con diferentes opciones o comandos.

Si observa en los menús algunas opciones tienen la siguiente leyenda: CTRL + <LETRA>. La leyenda anterior señala al usuario que al presionar simultáneamente las dos teclas, se ejecuta el comando sin necesidad de accesarlo desde el menú.

Otro punto importante cuando se está trabajando con opciones de menú tiene que ver con su aspecto, si éstos aparecen deshabilitados (en gris), significa que por el momento no se pueden utilizar. Esto puede ser debido a que hay que seleccionar primero algo o simplemente porque esa opción no se aplica por el momento.

A continuación se presentan los menús principales de Microsoft Excel, señalando las opciones de mayor uso, con la respectiva descripción de los comandos:

Menú Archivo

Crea un libro de trabajo.
Abre un libro de trabajo que fue previamente creado en Microsoft Excel.
Guarda el libro de trabajo activo o sobre el cual se esta trabajando.
Permite guardar los cambios del libro de trabajo con diferentes características, por ejemplo: con otro nombre.
Configura las propiedades del libro de trabajo: márgenes, orientación, escala de impresión, etc.
Delimita la área de impresión, en caso de querer imprimir sólo una rango de celdas de la hoja de Excel.
Muestra en pantalla como se vera el documento en papel.
Imprime el documento en la impresora que esta dada de alta en la computadora, además permite definir: el número de copias, sección de hojas a imprimir, etc.
Cierra la aplicación Microsoft Excel.

Menú Edición

Deshace la última operación o comando aplicado al libro de trabajo.
Repite la última operación o comando aplicado al libro de trabajo.
Corta la información u objeto seleccionado en el libro de trabajo.
Copia la información u objeto seleccionado en el libro de trabajo.
Pega la información u objeto seleccionado en el libro de trabajo activo o en otra aplicación, en la posición donde se encuentre la celda activa.
Rellena las celdas seleccionadas con el contenido de la primera celda.
Borra la información u objeto seleccionado en el libro de trabajo actual.
Busca en el contenido de las celdas del libro de trabajo la información definida en la búsqueda.
Reemplaza el contenido de las celdas en el libro de trabajo con la información que se desea reemplazar.

Menú Ver

Presentación de la información contenida en la hoja de Excel en forma de matriz (filas y columnas). Vista predefinida para trabajar.
Presentación de la información contenida en la hoja de Excel por tamaño de página.
Comando utilizado para definir el encabezado y pie de página del libro de trabajo.

Menú Insertar

Inserta cedas en la dirección deseada según la localización de la celda activa.
Inserta filas completas hacia arriba a partir de la localización de la celda activa.
Inserta columnas completas hacia la izquierda a partir de la localización de la celda activa.

Observación: los comandos ubicados en el menú Insertar, como su nombre lo indica insertan la información seleccionada, por ejemplo: el comando Objeto … inserta en el libro de trabajo un objeto.

Menú Formato

Permite modificar las diferentes características de formato a las celdas seleccionadas como son: color, tamaño, tipo de letra, fuente, …
Aplica diferentes características a las filas seleccionadas como son: altura, ocultar y/o mostrar filas.
Aplica diferentes características a las columnas seleccionadas como son: ancho, ocultar y/o mostrar columnas.
Muestra los distintos formatos definidos en Excel, que pueden ser aplicados al libro de trabajo.

Menú Datos

Ordena la información de la hoja de Excel de acuerdo a los criterios seleccionados.
Define diferentes filtros a la información de la hoja de Excel para localizarla en una forma más sencilla y directa.

Nota: Los menús no presentados en este documento son utilizados para realizar funciones especiales (no implica que sean menos importantes), por ejemplo el menú Herramientas es donde se puede proteger la información de la hoja de cálculo.

Acceso a opciones usando la barra de herramientas

La barra de herramientas estándar siempre aparece en la parte superior de Microsoft Excel, donde se localizan los comandos básicos o de mayor uso al estar trabajando en un documento. A continuación se muestra la barra estándar con la descripción de los comandos principales:

Crea libro de trabajo de Excel nuevo. Opción Nuevo del menú Archivo.
Despliega la información que contiene su computadora para localizar los archivos creados con Excel. Opción Abrir del menú Archivo.
Guarda la información del libro de trabajo de Excel actual. Opción Guardar del menú Archivo.
Imprime la área definida o la hoja de trabajo de Excel en la impresora. Opción Imprimir del menú Archivo.
Muestra en pantalla la área definida o la hoja de trabajo de Excel, para validar cómo se varía la información en papel. Opción Vista Preliminar del menú Archivo.
Corta el dato u objeto seleccionado en el libro de trabajo de Excel. Opción Cortar del menú Edición.
Copia el dato u objeto seleccionado en el libro de trabajo de Excel. Opción Copiar del menú Edición.
Pega el dato u objeto que contiene el portapapeles (zona de almacenamiento temporal que no se ve en pantalla), el cual contiene la información más reciente que se copió o se cortó. Opción Pegar del menú Edición.
Copia las características de la información seleccionada, para posteriormente aplicarlas a otra sección del libro de trabajo de Excel.
Deshace la acción más reciente realizada en el libro de trabajo de Excel. Opción Deshacer del menú Edición.
Aplica de nuevo la acción más reciente aplicada en el libro de trabajo de Excel. Opción Repetir del menú Edición.
Suma los datos del rango seleccionado. Función suma de la opción Función … del menú Insertar.
Ordena en forma ascendente los datos del rango seleccionado. Opción Ordenar … del menú Datos.
Ordena en forma descendente los datos del rango seleccionado. Opción Ordenar … del menú Datos.
Ajusta el tamaño de la hoja de Excel en pantalla, para visualizar mayor o menor información en pantalla. Opción Zoom… del menú Ver.

En la barra de herramientas formato se encuentra las opciones de presentación de los datos más utilizadas al estar trabajando en Microsoft Excel. A continuación se muestra la barra con la descripción de las opciones:

Cuadro que presenta las diferentes fuentes disponibles en Microsoft Excel.
Cuadro que contiene los tamaños de letra aplicables a las celdas seleccionadas.
Opción que aplica el formato negritas a las celdas seleccionadas.
Opción que aplica el formato cursiva o itálica a las celdas seleccionadas.
Opción que aplica el formato subrayado a las celdas seleccionadas.
Alinea el contenido de la celda a la izquierda.
Alinea el contenido de la celda al centro.
Alinea el contenido de la celda a la derecha.
Combina la información de las celdas seleccionadas para formar una sola celda, también se puede decir que centra el contenido de las celdas a lo largo de las columnas seleccionadas.
Aplica bordes a las celdas seleccionadas.
Sombrea en diversos colores el fondo de la(s) celda(s) seleccionada(s).
Cambia el color del texto de la(s) celda(s) seleccionada(s).

Nota: todos los comandos que se incluyen en la barra de formato se localizan en el menú Formato.

Elementos y procedimientos básicos para trabajar con una hoja de cálculo de Microsoft Excel

Tipos de datos en un libro de trabajo de Excel

En la hoja de cálculo básicamente existen tres tipos de datos característicos:

Etiquetas: Cualquier combinación de caracteres (números, letras y signos especiales).
Constantes: Dígitos del 0 al 9 y con sus respectivas combinaciones.
Fórmulas: Operaciones (matemáticas, relacionales o lógicas) que se efectúan entre las celdas. Nota: Siempre inician con un signo de igual (=).

Tipo de dato	Ejemplos	Descripción
Etiquetas	Nombre de alumnos, Matrícula, Calificación, 1_parcial, …	Cualquier texto en combinación con signos y números.
Constantes	0.80, 0.20 , 3.25, -7.26	Cualquier número.
Fórmulas	=A1 + B1 = SUMA(C3:F3)	Ecuación matemática o función predefinida de Excel.

Crear un libro de trabajo en Excel

Abrir la aplicación Microsoft Excel. Si hay un libro nuevo de Excel en pantalla (como la que aparece en la figura 1 del principio del documento) entonces ir al paso 5, de lo contrario seguir al paso 2.
Elegir la opción Nuevo (New…) del menú Archivo (File) o dar un clic al botón de la barra de herramientas estándar.
Dar un clic sobre el icono Libro (Workbook) localizado en la pestaña General.
Dar un clic en el botón Aceptar (OK) de la caja de diálogo.
Escribir los datos en las celdas correspondientes, presionar <INTRO> O <ENTER> para que Excel acepte la entrada de los datos y se desplace una celda hacia abajo. Para introducir datos y desplazarse una celda hacia cualquier dirección, presione las teclas à , ß , , ¯ .

Editar (modificar) datos de la hoja

Dar doble clic sobre la celda que contiene los datos que desea modificar.
Proceda a hacer los cambios deseados.
Presionar la tecla <INTRO> cuando termine de hacer los cambios.

Eliminar datos de la hoja

Seleccionar las celdas que contienen los datos que desea eliminar.
Presionar la tecla <SUPR> o seleccionar la opción Eliminar Todo (Clear all) del menú Edición (Edit).

Copiar datos a otra parte del libro de trabajo de Excel

Seleccionar las celdas que contienen los datos que desea copiar.
Elegir la opción Copiar (Copy) del menú Edición (Edit) o dar un clic al botón de la barra de herramientas estándar.
Dar un clic sobre la celda a partir de donde desea colocar los datos (esta celda será la celda superior izquierda de los datos copiados).
Elegir la opción Pegar (Paste) del menú Edición (Edit) o dar un clic al botón de la barra de herramientas estándar.

Mover datos a otra parte de la hoja

Seleccionar las celdas que contienen los datos que desea mover.
Elegir la opción Cortar (Cut) del menú Edición (Edit) o dar un clic al botón de la barra de herramientas estándar..
Dar un clic sobre la celda a partir de donde desea colocar los datos (esta celda será la celda superior izquierda de los datos copiados).
Elegir la opción Pegar (Paste) del menú Edición (Edit) o dar un clic al botón de la barra de herramientas estándar.

Ajustar el ancho de las columnas

Seleccionar la(s) columna(s) a la (s) cual(es) desea modificar el ancho.
Dar un clic en la opción Columna (Column) del menú Formato (Format), para seleccionar la opción Ancho… (Width …)
Escribir el tamaño del ancho de la celda para visualizar toda la información en la columna.
Dar un clic en el botón Aceptar (OK).

Ajustar la altura de las filas

Seleccionar la(s) fila(s) a las cuales desea modificar la altura.
Dar un clic en la opción Filas (Row) del menú Formato (Format), para seleccionar la opción Alto… (Height…).
Escribir la medida de la altura de la celda para visualizar la información en la fila.
Dar un clic en el botón Aceptar (OK).

Insertar una columna

Colocar la celda activa en la posición donde se desea insertar la columna nueva. La columna se insertará a la izquierda de la celda activa o seleccionada.
Dar un clic en la opción Columnas (Columns) del menú Insertar (Insert).

Insertar una fila

Colocar la celda activa en la posición donde se desea insertar la fila nueva. La fila se insertará arriba de la celda activa o seleccionada.
Dar un clic en la opción Filas (Rows) del menú Insertar (Insert).

Borrar una fila o columna

Seleccionar la fila o columna que se desea eliminar.
Dar un clic en la opción Eliminar (Delete) del menú Edición (Edit). Si se eliminó una fila, ésta desaparecerá y todas las flas que siguen se desplazan hacia arriba. Si se eliminó una columna, ésta desaparece y todas las columnas se desplazan hacia la izquierda.

Guardar un libro de trabajo en Excel

Seleccionar la opción Guardar (Save) del menú Archivo (File) o dar un clic al botón de la barra de herramientas estándar.
Localizar la casilla Nombre de archivo (File Name) en la caja de diálogo que aparece en su computadora.
Escribir el nombre del archivo en la casilla que localizó en el punto anterior. El nombre del archivo debe de contener sólo letras y números, además de cuidar que la longitud no exceda los 15 caracteres.
Dar un clic sobre el botón Guardar (Save) de la caja de diálogo que aparece su computadora para aceptar los cambios.
Repetir el paso 1 cuantas veces sea necesario para guardar la información del archivo.

Abrir un libro de trabajo de Excel

Seleccionar la opción Abrir … (Open …) de menú Archivo (File) o dar un clic al botón de la barra de herramientas estándar.
Dar un clic sobre la casilla Buscar en (Look in) para desplegar en la pantalla las unidades (A:, B:, C: o D:) de almacenamiento disponibles en su computadora, para localizar el documento que desea abrir.
Seleccionar el archivo que desea abrir y presionar el botón Abrir (Open); o dar doble clic sobre el archivo para abrirlo.

PLANTILLA PARA TUTORES DE CONALEP

A continuación encontrará un libro de trabajo de Excel que fue diseñado especialmente para los tutores de CONALEP y cuyo objetivo es facilitarle la tarea del cálculo de calificaciones de alumnos. Constituye una propuesta y el tutor tiene la libertad de realizar las adecuaciones que considere necesarias.

Este libro de trabajo incluye una hoja de cálculo para cada módulo, con el fin de que los tutores únicamente copien los nombres de sus alumnos en ellas y registren la información correspondiente. Dichas hojas ya cuentan con características de formato y fórmulas para calcular la calificación final de los alumnos de los módulos. Dado que el número de actividades de apoyo y de portafolio varía, se han incluido un determinado número de columnas para cada apartado, y únicamente hay que agregar una columna por cada actividad que se requiera registrar. Además puede borrar las (filas) o renglones que no utilice para su grupo de alumnos. Recuerde que puede consultar en la sección anterior los procedimientos básicos "paso a paso" para trabajar con una hoja de cálculo de Excel.

Otra punto importante es que encontrará el mensaje #DIV! en la columna que corresponde a la Calificación del Módulo. No se preocupe por este mensaje de error, Excel nos está indicando que le faltan datos, y una vez que usted introduzca los datos de sus alumnos, aparecerá el resultado numérico.

A continuación aparece el icono que corresponde al archivo que usted deberá bajar al disco duro de su computadora. Para comenzar, dé un clic sobre el icono. Esta acción mostrará el contenido del archivo seleccionado en una ventana de su navegador, para guardarlo en su disco; abra el menú Archivo (File) y seleccione Guardar como... (Save As...) . En seguida, aparecerá una caja de diálogo solicitando el nuevo lugar físico en su computadora en donde se grabará el archivo, una vez que seleccione la unidad y/o carpeta destino, oprima el botón Save (Guardar) para concluir con el procedimiento.

Dé un clic sobre el icono para bajar el archivo

EJERCICIOS PRÁCTICOS

Ejercicio #1

El objetivo de este ejercicio es crear un documento con datos de alumnos con el fin de utilizar las características más importantes de la hoja de cálculo Microsoft Excel. Recuerde que puede consultar la sección de "Elementos y procedimientos básicos para trabajar con una hoja de cálculo de Microsoft Excel" presentada anteriormente.

El documento final debe tener las siguientes características:

El nombre del documento debe ser: no_empleado_EXCEL1. En la parte del nombre no_empleado debe sustituir el número de empleado que tiene en su empresa. Por ejemplo si mi número de empleado es 123056, el nombre del archivo sería: 123456_EXCEL1.xls.
Escribir los datos de 3 alumnos (pueden ser ficticios) como aparece en la siguiente tabla:

Modificar anchos de columna para que toda la información se visualice (se puede seleccionar las columnas cuyo ancho se desea modificar y dar doble clic sobre una de las líneas que dividen cada columna).
Agregar en la columna E, el Promedio de Actividades para cada alumno.

Siga estos pasos para calcular el promedio del primer alumno:

De un clic en la celda E2, (ya que ésta contendrá el promedio del primer alumno).
Enseguida de un clic sobre el botón de funciones en la barra de herramientas estándar. Seleccione en la caja de diálogo que aparece, en la columna izquierda: la categoría Estadística y en el nombre de la función : PROMEDIO, de un clic en el botón de Aceptar (OK). Aparece una caja de diálogo, asegúrese que el rango de celdas que aparece sea: B2:D2 (de lo contrario, modifíquelo) y luego de un clic en el botón de Aceptar (OK). El resultado de la función aparece en la celda.
Ahora solamente hay que copiar esta fórmula al resto de los alumnos. Asegúrese de que la celda E2 esté seleccionada, enseguida dar un clic al botón de copiar de la barra de herramientas estándar.
Seleccione de la celda E3 a la celda E4 y de un clic sobre el botón Pegar de la barra de herramientas estándar.

Formatee las cantidades de la columna de Promedios para que se visualicen con 2 decimales. Para ello, seleccione de las celdas E2 a la E4. Enseguida, presione dos veces el botón de disminuir decimales , ubicado en la barra de herramientas de formato ( hasta que las cantidades tengan 2 decimales cada una). En caso de querer aumentar el número de decimales utilizar el botón contiguo .
Agregar un renglón con la información de otro alumno. Recuerde copiar la fórmula de Promedio.
Agregar una columna antes del nombre, que contenga los números de alumno. Centrar estos datos.
Cambiar la apariencia de los títulos en: estilo, fuente, tamaño, alineación, borde, sombreado y color. Adecuar los anchos de columna. Las cantidades de promedio deberán tener color azul.
Agregar una fila al principio del documento, y en la celda A1 introducir el nombre del tutor del grupo.
Centrar el nombre del tutor (añadido en la instrucción anterior) a lo largo de las columnas con información. Para hacer esto, seleccionar de la celda A1 a la F1 y luego dar un clic al botón que combina celdas en la barra de formato.
Agregar una columna antes del promedio con otra actividad para cada alumno. Note que la fórmula del promedio se actualiza automáticamente para incluir esta información que acaba de agregar.
Modificar el nombre de la hoja a: Grupo1 (dar un doble clic sobre el nombre Hoja1 (Sheet1) y escriba el nuevo nombre y presione <INTRO> o <ENTER>).
Duplicar la tabla en otra hoja.

Siga estos pasos para obtener esta copia:

Seleccione la opción Mover o copiar hoja... (Move or Copy Sheet…) del menú Edición (Edit). Aparece una caja de diálogo, en ella elija la Hoja 2 (Sheet 2) dentro de la caja de opciones de Antes de la hoja (Before Sheet). Marque la opción Crear una copia (Create a copy) . De un clic en el botón de Aceptar (OK).

Nota: En caso de que desee borrar una hoja, de un clic sobre la pestaña de la hoja que desea eliminar y seleccione la opción Eliminar hoja (Delete sheet) del menú de Edición. Enseguida de un clic en el botón de Aceptar (OK) si está seguro de la operación.

Cambie el nombre de esta hoja a Grupo2.

Aplicarle un diseño de Autoformato a los datos de la hoja Grupo2. Para ello seleccione toda la información de la hoja y enseguida elija la opción de Autoformato... (Autoformat...) del menú de Formato (Format). Aparece una caja de diálogo con las opciones de autoformato, luego de un clic sobre el formato de su elección y finalice la operación con un clic en el botón de Aceptar (OK).
Desplegar la presentación preliminar de la hoja y luego regresar a la presentación normal de la hoja. Utilice el botón de vista preliminar de la barra de herramientas estándar y para regresar dé un clic al botón de Cerrar (Close).
Centrar los datos en la página (horizontal y verticalmente) y modificar la orientación de la página. Utilice las opciones de Configurar página... (Page Setup) del menú Archivo (File) en los apartados de Hoja (Page) y Márgenes (Margins). Despliegue la presentación preliminar de la hoja y finalmente de un clic en el botón de Cerrar (Close).
Guardar la información.
Enviar el libro de trabajo de Excel vía e-mail a la cuenta servicio@campus.cegs.itesm.mx para su revisión.

Hemos incluido el archivo final de este ejercicio con el objetivo de que usted verifique que ha realizado todas las instrucciones correctamente.

Dé un clic sobre el icono para bajar el archivo

Ejercicio #2

El objetivo de este ejercicio es realizar un libro de trabajo en Excel con las propiedades básicas para distribuir la información de manera organizada al momento realizar las actividades del curso.
La hoja de Excel al final debe de tener la siguiente distribución:

Curso:
Unidad de aprendizaje
Objetivo de aprendizaje
Recurso didáctico utilizado
Material	Ventajas	Desventajas






Equipo



Humano



Nombre del asesor: Sugerencias del asesor:

El nombre del documento debe ser: no_empleado_EXCEL2. En la parte del nombre no_empleado debe sustituir el número de empleado que tiene en su empresa. Por ejemplo si mi número de empleado es 123056, el nombre del archivo sería: 123456_EXCEL2.xls
Escribir en la celda que se indica la información correspondiente:

A1: Curso
A2: Unidad de aprendizaje
A3: Objetivo de aprendizaje
A4: Recurso didáctico utilizado
A5: Material
B5: Ventajas
C5: Desventajas
A12: Equipo
A16: Humano
A20: Nombre del asesor
A21: Sugerencia del asesor

Seleccionar las celdas comprendidas en las columnas: A, B y C hasta la fila 21, es decir el rango A1.. C21.
Dar un clic en la opción borde, localizada en la barra de herramientas formato (ver figura):

Combinar horizontalmente la información de las celdas B1 y C1 para formar una sola.
Nota: el botón combinar se encuentra en la barra de herramientas formato.
Combinar horizontalmente la información de las celdas B2 y C2 para formar una sola.
Combinar horizontalmente la información de las celdas B3 y C3 para formar una sola.
Combinar horizontalmente la información de las celdas B4 y C4 para formar una sola.
Combinar horizontalmente la información de las celdas B20 y C20 para formar una sola.
Combinar horizontalmente la información de las celdas B21 y C21 para formar una sola.
Llenar la información que se piden en las celdas correspondientes de la forma.
Nota: no se detenga en caso de que el texto se empalme o no aparezca completo en la celda.
Ajustar el ancho de las columnas para que la información se aprecie correctamente.
Guardar la información.
Enviar el libro de trabajo de Excel vía e-mail a la cuenta servicio@campus.cegs.itesm.mx para su revisión.

Organizando
la información

Página Principal