El siguiente artículo proporciona una introducción al programa de correo electrónico Outlook Express de Microsoft y describe sus opciones principales. Además incluye un ejercicio con el fin de que practique las opciones descritas en el mismo.

El correo  electrónico o e-mail (que significa Electronic Mail en Inglés) transfiere correspondencia electrónica entre los usuarios de una red de computadoras. Esta correspondencia consiste principalmente de mensajes como cartas, memorándums o piezas de información enviadas de manera electrónica. Los mensajes electrónicos pueden contener texto, sonido, gráficas e inclusive archivos.

El software Outlook Express es una herramienta que permite comunicarse con otras personas por medio de Internet usando la dirección de correo electrónico. A continuación se describe el procedimiento para hacer uso de este software.

Al querer comunicarse electrónicamente se debe de tomar en cuenta los siguientes requisitos:

• Tener una conexión a Internet,
• Contar con una dirección electrónica, ya sea proporcionada por su proveedor de Internet o de forma gratuita, y
• Tener acceso a una computadora personal.

Abrir la aplicación

Opción 1

1. Localizar el icono de acceso directo Internet Explorer     en la computadora en la que está  trabajando.
2. Dar doble clic sobre el icono, y esperar a que la aplicación se habilite en la pantalla de su computadora.

Opción 2

1. Dar un clic sobre el botón Inicio (Start) localizado en la barra de tareas de su computadora.
2. Seleccionar la opción Programas (Programs) del menú que aparece en la pantalla de la computadora.
3. Localizar y dar un clic al submenú Internet Explorer.
4. Seleccionar la opción Outlook Express de la lista de comandos que se muestra.

Figura 1

La ventana aparece dividida en dos secciones, en la sección de la parte izquierda, daremos un clic sobre el icono que tiene el título de Inbox y aparecerá el contenido de los mensajes que ha recibido (ver figura 2):

Figura 2

Ahora veamos los elementos que componen la ventana de la figura 2, iniciando con la barra de herramientas, la de mayor uso. A continuación se indica la acción que realiza cada uno de los botones que la integran (ver figura 3):

Figura 3

Abajo de la barra de herramientas se encuentra una área que contiene 3 secciones, las cuales se describen a continuación:

• En el extremo izquierdo (ver figura 4) se localiza el conjunto de carpetas (folders) en las que se organiza la correspondencia electrónica que se recibe o se envía. Las carpetas más importantes son:
• Inbox (Bandeja de entrada): Carpeta que contiene todos los mensajes electrónicos que llegan a su cuenta de correo.
• Outbox (Bandeja de salida): Carpeta que almacena los mensajes que están en lista de espera para ser enviados electrónicamente.
• Sent Items (Mensajes enviados): Carpeta que guarda una copia de los mensajes que han sido enviados electrónicamente, y que anteriormente se localizaban en la bandeja de salida. Si se desea se puede personalizar la aplicación para que no guarde una copia de los mensajes enviados en esta carpeta.
• Delete Items (Mensajes borrados): Carpeta que almacena los mensajes eliminados por el usuario, por ejemplo al eliminar un mensaje de la carpeta Inbox, el mensaje se mueve a la carpeta Delete Items y permanece allí hasta que se selecciona de nuevo el mensaje para borrarlo definitivamente. Nota:  un mensaje realmente desaparece cuando es eliminado de la carpeta Delete Items.
• Drafts (Mensajes borrador): Carpeta que contiene los mensajes incompletos, es decir, que no se han terminado de redactar y en un futuro se enviarán.

1. Dar un clic en el menú Tools (Herramientas),
2. Seleccionar la opción Accounts... (Cuentas...),
3. Dar un clic sobre la pestaña Mail (Correo), la cual mostrará las cuentas de correo electrónicas que han sido configuradas, (ver figura 7).

Figura 7

Observación: De las cuentas de correo electrónico que aparecen, es necesario verificar los datos según las preferencias y servicios de cada usuario. En la figura 7, se puede observar que hay definidas tres cuentas de correo: Carreras Virtuales, Conalep y Rocío Cervera.

4. Seleccionar el nombre de la cuenta, de la lista disponible, y oprimir el botón Properties (Propiedades).
5. Dar un clic sobre la pestaña General (General) de la caja de diálogo que se muestra en su pantalla (ver figura 8). Nota: se tomará como ejemplo una cuenta de correo electrónico (minherra@campus.cegs.itesm.mx) ficticia, en su caso usted deberá sustituir la cuenta por los datos proporcionados por Conalep.

Figura 8

• Mail account (Cuenta de correo): En esta sección se debe de especificar el nombre que se le quiere asignar a la cuenta de correo electrónico. El nombre debe de ser representativo, para nuestro ejemplo se eligió: Carreras Virtuales.
• Name (Nombre usuario): En este recuadro se escribe el nombre del usuario de la cuenta, para nuestro ejercicio será Tecnología Educativa.
• Organization (Organización): En este espacio se debe de especificar el nombre de la organización a la que pertenece, continuando con el ejemplo el nombre será ITESM / CEGS. Nota: esta información se puede omitir.
• E-mail address: (Dirección de correo electrónica): En este espacio se debe de escribir la dirección de correo electrónico respetando mayúsculas y minúsculas; continuando con nuestro ejemplo la dirección es: minherra@campus.cegs.itesm.mx.

Observación: verificar que la casilla Include this account when receiving mail or synchronizing (Incluir esta cuenta al momento de recibir correos o sincronización) este activada.

6. Dar un clic en la pestaña Servers (Servidores), ver figura 9, para dar de alta la siguiente información:

• Incoming mail (POP3): Dar de alta el nombre del servidor que utilizará para recibir sus mensajes, el nombre debe ser proporcionado por su proveedor de Internet o por el departamento correspondiente; para nuestro ejemplo: campus.cegs.itesm.mx.
• Outgoing mail (SMTP): Dar de alta el nombre del servidor que utilizará para enviar sus mensajes, el nombre debe ser proporcionado por su proveedor de Internet o por el departamento correspondiente, para nuestro ejemplo es el mismo del Incoming Mail: campus.cegs.itesm.mx.
• Account name: Escribir la identificación del usuario (user ID) que esta dada de alta en el servidor de correo electrónico,  por lo general es la parte de la dirección que la identifica como única,  para nuestro ejemplo: minherra.

Figura 9

7. Dar un clic en el botón OK (Aceptar) para aceptar los cambios y terminar con la personalización de la cuenta de correo electrónico.

Manejo de mensajes

En ocasiones una persona puede tener varias cuentas de correo electrónico como: la de los amigos, la de la oficina y la de la escuela. Outlook Express nos da la opción de poder revisar simultáneamente la información de todas las cuentas. Los pasos para hacerlo se listan a continuación:

1. Seleccionar la opción Accounts... (Cuentas …) del menú Tools (Herramientas).
2. Dar un clic sobre la pestaña Mail (Correo).
3. Oprimir el botón Add (Agregar) y dar un clic en la opción Mail... (Correo...) localizada en el submenú que se aparece en su pantalla. Completar la información de la nueva cuenta de correo electrónico conforme se vaya solicitando en su pantalla.

Leer mensajes

Una vez dada de alta la información correspondiente de la cuenta de correo electrónico, es necesario verificar que todo funcione para que se pueda enviar o recibir información. Existen dos opciones para leer y/o enviar mensajes electrónicamente:

1. Seleccionar la opción Send and Receive (Enviar y Recibir) del menú Tools (Herramientas) para elegir el nombre de la cuenta con la cual va a recibir o enviar mensajes
2. Dar un clic al botón Send and Receive (Enviar y Recibir)  localizado en la barra de herramientas de Outlook Express.

Borrar un mensaje

Una operación muy común es borrar los mensajes que ya se leyeron y que sólo ocupan un lugar en la computadora, para eliminar un mensaje hay que seguir los siguientes pasos:

1. Dar un clic a la carpeta en donde se encuentra el mensaje a borrar para desplegar la información que contiene en el panel derecho y poder localizarlo.
2. Seleccionar el título del mensaje que se desea borrar.
3. Elegir la opción Delete (Borrar) del menú Edit (Editar) o dar un clic sobre el botón Delete (Borrar)  localizado en la barra de herramientas

Enviar mensajes

Una de las funciones más importantes de utilizar Outlook Express es poder enviar mensajes electrónicos; el procedimiento es muy sencillo y a continuación se listan los pasos:

1.      Dar un clic en la opción New Message (Nuevo Mensaje) del submenú New (Nuevo) localizado en el menú File (Archivo), para mostrar la siguiente pantalla (ver figura 10):

  Figura 10

2. Escribir en el recuadro To (Para) la dirección electrónica de la persona a la cual desea enviar el mensaje. Recuerde escribir la dirección de la persona a quién va a enviar el mensaje correctamente, es como cuando envía una carta, si la dirección no esta completa corremos el riesgo de que no llegue a su destino.

Nota: si el mensaje lo va a enviar con copia a alguien, es necesario escribir la dirección en el recuadro Cc (Con Copia). Una función muy utilizada es enviar a diferentes direcciones un mismo mensaje, para esto es necesario escribir las direcciones en el recuadro correspondiente (To y/o Cc) teniendo la precaución de separarlas por punto y coma (;), por ejemplo: otorre@campus.cegs.itesm.mx; maltiur@cocacola.com

3. Definir en el espacio Subject (Título) el título que desea contenga el mensaje. Nota: si un mensaje es importante, es necesario establecer la prioridad en la opción Set Priority (Establecer prioridad) del menú Message (Mensaje), para por último seleccionar la prioridad High (Alta).

4. Escribir el recuadro de la parte inferior el contenido del mensaje, la cual es considerada como el cuerpo del mensaje.

Nota: Si un mensaje no lo puede terminar o desea enviarlo posteriormente, Outlook Express tiene la opción de guardarlo temporalmente. Para almacenar su mensaje, seleccione la opción Save (Guardar) del menú File (Archivo), lo que guardará el mensaje en la carpeta Drafts (Borradores). Verifique que su mensaje se haya guardado en la carpeta Drafts, localizada en la lista del lado izquierdo de la pantalla principal.

5. Dar un clic en el menú File (Archivo) y seleccionar la opción Send Message (Enviar mensaje)  para enviar el mensaje o bien utilizar el icono Send (Enviar)   localizado en la barra de herramientas.

Responder un mensaje

Una vez que hemos recibido mensajes lo más lógico es contestarlos, para esto hay que seguir los siguientes pasos:

1. Dar un clic sobre la carpeta Inbox (Bandeja de entrada) para desplegar los mensajes que se han recibido.
2. Dar doble clic sobre el mensaje que desea contestar.
3. Seleccionar la opción Reply to Sender (Responder a quien envió) del menú Message (Mensaje) u oprimir el icono Reply (Responder)  localizando en la barra de herramientas en caso de responder sólo a quién envió el mensaje.

Nota: en ocasiones un mensaje va dirigido a varias personas y entre ellas esta usted, para responder a todos los que recibieron el mensaje, seleccionar la opción Reply to All  (Reenviar a todos) del menú Message (Mensaje) o dar un clic sobre el icono Replay All (Responder a todos)   localizado en la barra de herramientas para hacer llegar su mensaje.

Documentos adjuntos (Attachments)

Un mensaje no necesariamente puede contener texto, en ocasiones hay documentos realizados en otras aplicaciones que se quieren enviar junto con el mensaje para complementar la información del mensaje, a estos archivos “extras” se les denomina attachments (documentos adjuntos).

Enviar Attachments

El procedimiento para enviar archivos adjuntos a un mensaje electrónico es:

1. Seleccionar la opción File Attachment... (Archivo adjunto...) del menú Insert (Insertar).
2. Dar un clic sobre el archivo que se desea mandar. Nota: en ocasiones hay que localizar el(los) archivo(s) en las diferentes unidades, directorios  y/o carpetas de su computadora.
3. Oprimir el botón Attach (Adjuntar). Observación: debajo del recuadro Subject en la ventana de diálogo del mensaje aparecerá un nuevo concepto llamado Attach, el cual mostrara el(los) archivo(s) adjuntado(s) al mensaje (ver figura 11).

Figura 11

Guardar Attachments

Si un mensaje contiene un documento adjunto (a la izquierda del título del mensaje aparece un icono en forma de clip, ver figura 12) los pasos a seguir para guardarlo son:

1. Dar un clic a la opción Save Attachments (Guardar archivos adjuntos) del menú File (Archivo).
2. Seleccionar el nombre del archivo adjunto que desea guardar en su computadora.
3. Elegir el lugar físico dentro de su computadora en donde va a grabar el archivo.
4. Dar un clic en el botón Save (Guardar) de la caja de diálogo.

Nota: en caso de recibir varios documentos adjuntos, se repiten los pasos anteriores por cada documento o se seleccionar la opción All… (Todos…)

Figura 12

Carpetas

Outlook Express permite tiene la opción de crear carpetas adicionales a las ya preestablecidas (Inbox, Outbox, Sent Items, Deleted Items y Drafts) lo que le ayudará a organizar mejor los mensajes que recibe y envía. Las acciones más importantes al trabajar con carpetas son:

Crear una carpeta

1. Seleccionar la opción New (Nuevo) del submenú Folder… (Carpeta...) localizado en el menú File (Archivo).
2. Escribir el nombre de la carpeta en el recuadro vacío.
3. Elegir la carpeta o el lugar en donde desea crear la nueva carpeta.
4. Dar un clic al botón OK (Aceptar).

Verifique que la carpeta se haya creado en el lugar que designo para ella, buscando en el panel izquierdo donde se localizan las carpetas de Outlook Express.

Mover un mensaje a una carpeta

1. Seleccionar el mensaje, que desea mover de lugar, utilizando el ratón de la computadora y sin soltarlo,
2. Arrastrar el mensaje hacia el panel izquierdo, donde se localizan las carpetas creadas, y soltar el mensaje sobre la carpeta que desea guardarlo.

Borrar una carpeta

1. Seleccionar la carpeta que desea eliminar.
2. Elegir del menú Edit (Editar) la opción Delete (Borrar).

Hasta el momento se han presentado las funciones necesarias para enviar y recibir mensajes electrónicos, así como organizar la información. Outlook Express pone a su disposición más opciones para el manejo de sus mensajes, por lo que es su responsabilidad investigar como funcionan. A continuación se presenta un ejercicio con instrucciones paso a paso que debe de realizar en su computadora para practicar las funciones presentadas en este documento.

Ejercicio de repaso

A continuación presentamos un ejercicio para que practique el proceso de enviar un correo electrónico utilizando el programa Outlook Express de Microsoft

Suponga la siguiente situación:

La compañía en donde trabaja planea lanzar al mercado un nuevo producto.  Su jefe le ha solicitado convocar una junta con sus homólogos de las oficinas de Chihuahua y México, para presentarles la información relevante del producto y un presupuesto de la campaña publicitaria del mismo. Para esta junta le ha pedido que prepare un documento en Microsoft Word con la información que será tratada en la reunión, con el objetivo de  entregarlo a los asistentes.

Un inconveniente que tiene, es que su jefe va a salir de viaje y no va estar presente en la junta, por lo que le ha pedido que se lo envíe a su cuenta de correo electrónico y posteriormente él le enviará a usted sus observaciones y comentarios al respecto.

Nota: la cuenta de correo electrónico de su jefe es la de su tutor.

Instrucciones

1. Crear un nuevo mensaje con el tema: Junta: Campaña Publicitaria.
2. Escribir en el apartado To: (Para:), la dirección del correo electrónico de su jefe. En este ejercicio la dirección de su jefe es la de su tutor.
3. Escribir en el apartado Cc: (Con Copia) su dirección de correo electrónico, para que se quede con una copia.
4. Redactar en el cuerpo del mensaje: el motivo del mensaje, observaciones relacionadas al archivo adjunto y una despedida.
5. Adjuntar el documento en Word, que incluye la información ha tratar en la junta de campaña publicitaria.

Nota: recibirá respuesta a este mensaje. ¡Este pendiente!

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