HOJA ELECTRÓNICA DE CALCULO EXCEL

¿Cómo Guardar un libro de trabajo?

¿Cómo cerrar un libro de trabajo?

¿Cómo abrir un libro de trabajo existente ?

¿Cómo abrir un Libro de trabajo desde la lista de archivos recientes?

Ejercicio

Cuando creamos un libro de trabajo y queremos recuperarlo posteriormente para modificarlo, consultarlo o imprimirlo, tenemos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta acción se denomina Guardar. Para guardar el Libro de trabajo en un dispositivo de almacenamiento puede utilizar: el disco duro de la computadora, el disco flexible, CD, Zip u otros similares.

Para guardar un Libro de trabajo por primera vez, siga estos pasos:

1. Oprimir en la barra de herramientas el botón Guardar , o abrir el menú Archivo y seleccionar la opción Guardar.
2. Como es la primera vez que guarda el Libro de trabajo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como: con la lista de los archivos que contiene el directorio o folder actual.

3. El cuadro Nombre de archivo:, muestra el nombre temporal (Libro 1, Libro 2,...). Escribir sobre éste el nombre real con el que desea guardar permanentemente el Libro de trabajo.
4. En el cuadro Guardar en:, seleccionar la ubicación donde desea almacenar el archivo
• Si desea guardarlo en la carpeta actual, solamente dar un clic en el botón Guardar.
• Si desea guardarlo en otra carpeta o en otra unidad de almacenamiento, dar un clic sobre la flecha que está junto al cuadro Guardar en, y seleccionar la nueva ubicación.
5. Presionar el botón Guardar para que el Libro de trabajo quede almacenado. Excel añade automáticamente la extensión XLS al nombre, para identificarlo como un archivo creado en Microsoft Excel.

Después de guardar el archivo por primera vez se recomienda que grabe los cambios cada 15 minutos, con esto se protegerá de posibles fallas de enregía, fallas del sistema o errores humanos, que evitarán grandes pérdidas de información. Para guardar los últimos cambios oprimir en la barra de herramientas el botón Guardar y el archivo se grabará con el mismo nombre y en la misma ubicación.

Después de terminar de trabajar en un archivo de Excel, se recomienda salir de él, esta acción se conoce como "cerrar". Al cerrar un libro de trabajo, la aplicación continúa activa permitiendo aún trabajar en ella.

Para cerrar un libro de trabajo, siga estos pasos:

1. Tener en pantalla el archivo que desea cerrar.
2. Abrir el menú Archivo y seleccionar la opción Cerrar.
3. De forma inmediata se cierra el Libro de trabajo, pero si el archivo ha tenido modificaciones que no han sido guardadas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
   
   
   
   

• Si desea Guardar los últimos cambios efectuados en el libro de trabajo, oprimir el botón: SI. Si es la primera vez que guarda el archivo aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como:, para asignarle el nombre real al archivo.
• Si no desea guardar los cambios, oprimir el botón: NO
• Para cerrar el cuadro de diálogo sin cerrar el archivo, oprimir el botón Cancelar.

Al iniciar una sesión o en cualquier otro momento, usted puede traer a la pantalla un Libro de Trabajo previamente guardado con el propósito de editarlo o imprimirlo. A esta operación se le llama Abrir un archivo.

Para abrir un archivo, realice los siguientes pasos:

1. Oprimir en la barra de herramientas el botón Abrir . O desplegar el menú Archivo y seleccionar la opción Abrir.
2. Aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente, con los archivos que contiene el directorio o folder actual :
   
   
3. Si el archivo que desea abrir no está dentro de los mostrados en el cuadro de diálogo, dar un clic en la flecha del cuadro Buscar en: para seleccionar la ubicación del archivo (elegir unidad de disco y carpeta, hasta que el archivo que desea se encuentre en la lista).
4. Una vez que en el recuadro inferior aparezca el archivo deseado, se puede abrir dando un doble clic sobre el nombre del archivo, o bien, seleccionarlo con el cursor y presionar el botón Abrir.
   

También puede abrir un archivo de Excel utilizando la lista de los últimos archivos utilizados, a esta lista se le llama: Archivos recientes.

Para utilizar la lista de archivos recientes:

1. Desplegar el menú Archivo y localizar al final de la ventana del menú la lista de archivos recientes; justo arriba del comando Salir.
2. Seleccionar el archivo deseado con el cursor o con las flechas del teclado.

Realizar el siguiente ejercicio para practicar los temas de esta lección.

1. Abrir la aplicación Microsoft Excel.
2. Automáticamente se creará un libro de trabajo nuevo; de no ser así crear uno.
3. Colocar el cursor en la celda A1 y escribir el siguiente texto: ARCHIVO DE PRACTICAS DE EXCEL.
4. Oprimir la tecla Enter.
5. Oprimir en la barra de herramientas el botón Guardar .
6. Como es la primera vez que guarda el archivo aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como:. Guarde el Libro de trabajo con el nombre Pruebas de excel, en la carpeta Mis documentos.
7. Colocar el cursor en la celda A6 y escribir el siguiente texto: GUARDAR UN ARCHIVO.
8. Oprimir la tecla Enter.
9. Guardar los cambios realizados en el archivo oprimiendo en la barra de herramientas el botón Guardar .
10. Escribir en la celda A10 el siguiente texto: CERRAR UN ARCHIVO
11. Abrir el menú Archivo y seleccionar el comando Cerrar.
12. Descarte guardar los últimos cambios realizados en el archivo y permita que se cierre el Libro de trabajo.
13. Oprimir en la barra de herramientas el botón Abrir , para abrir el Libro de trabajo que acaba de cerrar.
14. Cerrar el archivo nuevamente.
15. Abrir el menú Archivo y localizar al final de la ventana la lista de Archivos recientes.
16. Seleccionar de la lista el nombre Pruebas de excel.
17. Por último usted tendrá en su pantalla el Libro de trabajo que se llama Pruebas de excel, con texto en las celdas: A1 y A6.